Внимание! Документ недействующий.

АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕТРОЗАВОДСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 октября 2011 года N 3973

Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска" муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

(с изменениями на 25 мая 2015 года)

Утратило силу на основании

постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 12 апреля 2016 года N 1496

Документ с изменениями, внесенными

Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208

Постановлением Администрации Петрозаводского городского округа от 25 мая 2015 года N 2564

В целях реализации Федерального Закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" Администрация Петрозаводского городского округа

Постановляет:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска" муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (прилагается).

2. Информационно-аналитическому управлению аппарата Администрации Петрозаводского городского округа (С.А. Шлыкова) опубликовать настоящее постановление в источнике официального опубликования муниципальных правовых актов.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами - заместителя руководителя аппарата Администрации Петрозаводского городского округа Н.Н. Редькину.

Глава Петрозаводского городского округа
Н.И.Левин

УТВЕРЖДЕН
постановлением Администрации
Петрозаводского городского округа
от N ________

Административный регламент по предоставлению муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска" муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов"

1. Общие положения

Административный регламент по предоставлению муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска" муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению запросов граждан и организаций по документам архивных фондов.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Муниципальная услуга "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) предоставляется муниципальным казенным учреждением Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска" (МКУ "МАП") (далее - Архив).

Предоставление муниципальной услуги осуществляется специалистами Архива при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

При предоставлении муниципальной услуги специалисты Архива взаимодействуют с государственными и муниципальными архивами Республики Карелия, учреждениями, предприятиями и др.

2.2. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам, находящимся на хранении в Архиве;

- уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- отказ в исполнении запроса.

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме или в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в заявлении.

2.3. Муниципальная услуга предоставляется гражданам (физическим лицам), организациям (юридическим лицам), обращающимся в Архив лично и (или) направившие индивидуальные и коллективные запросы в Архив письменно, по электронной почте или через официальный сайт Архива в разделе "Виртуальная приемная" (далее - заявители).

2.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- постановление Правительства Российской Федерации от 24.10.2011 N 861 "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Закон Республики Карелия от 26.04.2006 N 977-ЗРК "Об архивном деле в Республике Карелия";

- Устав муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив города Петрозаводска".

2.5. Запросы, поступающие в Архив, подразделяются на тематические запросы и запросы социально - правового характера.

Тематические запросы - это запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

Запросы социально - правового характера - это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Архив запрашивает у заявителя эти уточнения и дополнительные сведения.

Запросы социально - правового характера, поступившие в Архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. Срок исполнения тематического запроса в предварительном порядке согласовывается с заявителем. Срок исполнения по запросу о предоставлении архивной копии документов с указанием точных поисковых данных, не должен превышать 30 дней с момента регистрации, по запросу о предоставлении архивной копии документов без указания точных поисковых данных, не должен превышать срока, согласованного с заявителем.

Запросы по научно - справочному аппарату Архива рассматриваются в течение 15 дней со дня регистрации.

Вид информационного документа (архивная справка, архивная выписка или архивная копия), при положительном результате ответа на тематический запрос, подготавливаемого Архивом, в предварительном порядке согласовывается с заявителем, если об этом не указано в запросе.

Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, Архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ним сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

(Пункт в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 25 мая 2015 года N 2564, - см. предыдущую редакцию)

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является запрос заявителя, выраженный в устной, письменной форме или полученный Архивом по электронной почте (Приложения N 1-7), через "Виртуальную приемную" официального сайта Архива, через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Карелия: http://service.karelia.ru, при личном приеме.

(Пункт в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

2.7. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:

- сведения о заявителе, в том числе: фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса, либо адрес электронной почты, в случае если ответ должен быть направлен в форме электронного документа или по которому должно быть направлено уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса);

- в запросах социально-правового характера дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали, при смене фамилии - дата изменения фамилии и прежняя фамилия, номера и даты организационно-распорядительных документов;

- дату и личную подпись (при письменном обращении).

К запросу социально-правового характера необходимо прилагать копии листов трудовой книжки.

Интернет-обращения (запросы) отправляются заявителями через официальный сайт Архива в разделе "Виртуальная приемная" и должны содержать все необходимые заполненные строки анкеты, соответствующей запросу.

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

(Пункт в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

2.8. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса:

- отсутствие в запросе сведений, указанных в пункте 2.7. Административного регламента;

- запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. Заявитель, уведомляется о данном решении;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, содержащих информацию, доступ к которой ограничен действующим законодательством (заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- отсутствие у заявителя, запрашивающего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;

- направление запроса ненадлежащим лицом;

- отсутствие в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, и отсутствие информации о месте их хранения.

Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, в течение 5 дней с момента его регистрации направляет за подписью директора Архива письмо с просьбой предоставления требуемой информации.

2.9. Муниципальная услуга по исполнению социально-правовых запросов предоставляется на бесплатной основе, по исполнению тематических запросов на платной основе.

Выдача архивных копий документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления Петрозаводского городского округа и находящихся на хранении в Архиве, за исключением копий архивных документов, запрашиваемых при исполнении социально-правовых запросов, относится к исполнению тематических запросов

(Пункт в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 25 мая 2015 года N 2564, - см. предыдущую редакцию)

2.10. Муниципальная услуга по исполнению тематических запросов предоставляется на платной основе в соответствии с прейскурантом цен на работы и услуги, оказываемые Архивом.

2.11. Срок ожидания в очереди при подаче заявления в Архив не должен превышать 15 минут.

2.12. Помещение для предоставления муниципальной услуги по возможности размещается на первом этаже здания Архива и снабжается соответствующими табличками с указанием фамилий, имен, отчеств специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащается телефоном. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.

В здании Архива оборудован сектор для информирования заявителей и ожидания приема. Сектор ожидания оборудован стульями.

Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждое должностное лицо) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется специалистами Архива на рабочем месте в соответствии с графиком приема граждан.

Для свободного получения информации о специалистах, предоставляющих муниципальную услугу, специалисты Архива обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.13. Место нахождения Архива и его почтовый адрес: ул. Дзержинского, д. 38, г. Петрозаводск, 185035.

Сведения о месте нахождения и графике работы Архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Архива www.arhiv.ptz.ru

Электронный адрес Архива: arhiv.ptz@yandex.ru

Телефон/факс Архива: (8142) 78-28-63

График работы Архива:

В предпраздничные дни продолжительность времени работы Архива сокращается на один час.

Прием заявителей специалистами Архива осуществляется в соответствии с графиком приема, который размещается на официальном сайте Архива. Вывеска с графиком приема размещается при входе в Архив. Прием заявителей проводит специалист Архива без предварительной записи.

Время приема граждан:

2.14. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается:

- на стендах в помещении Архива;

- на официальном сайте Архива: http://arhiv.ptz.ru;

- на официальном сайте Администрации Петрозаводского городского округа: http://www.petrozavodsk-mo.ru;

- на Портале государственных и муниципальных услуг Республики Карелия;

- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)

(Пункт в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

2.15. Консультации о порядке предоставления муниципальной услуги могут предоставляться заявителям специалистами Архива:

- по телефону;

- по письменным обращениям в Архив, в том числе по электронной почте;

- посредством личного обращения в Архив.

(Пункт дополнительно внесен на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

2.16. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги.

2.16.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

- расположенность помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга, в зоне доступности к основным транспортным магистралям;

- наличие полной и понятной информации о месте, порядке и сроках предоставления муниципальной услуги на информационных стендах, размещенных в помещениях Архива, на официальном сайте Архива;

- простота и ясность изложения информационных материалов;

- наличие необходимого и достаточного количества специалистов, а также помещений, в которых осуществляется прием и выдача архивной справки, уведомления о переадресации запроса, отказа в исполнении запроса, в целях соблюдения установленных настоящим Административным регламентом сроков предоставления муниципальной услуги;

- максимальный срок ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги - не более 15 минут;

- количество взаимодействий со специалистом Архива - 1;

2.16.2. Качество предоставления муниципальной услуги характеризуется отсутствием обоснованных жалоб заявителей на:

- наличие очередей при приеме запроса и выдаче ответа на запрос;

- нарушение сроков предоставления муниципальной услуги;

- некомпетентность и неисполнительность специалистов Архива, участвовавших в предоставлении муниципальной услуги;

- безосновательный отказ в приеме документов и в предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение прав и законных интересов заявителей;

- культуру обслуживания заявителей.

(Пункт дополнительно внесен на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

3. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (Приложение N 8).

(Абзац в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

- прием и регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовка ответа заявителю: оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, отрицательного ответа уведомления о переадресовании запроса;

- отправка или выдача на руки заявителю ответа на запрос.

3.1. Прием и регистрация запросов

Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов

Специалисты Архива по исполнению запросов осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом имеющегося в Архиве научно-справочного аппарата.

Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- принятие решения о направлении запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы;

- принятие решения об отказе в исполнении запроса в соответствии с п. 2.8. Административного регламента.

3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

Специалисты Архива, при поступлении запроса:

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.4. Подготовка ответа заявителю

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке Архива. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается директором Архива, заверяется печатью Архива, на ней проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора Архива и печатью Архива.

Архивная копия должна содержать архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью специалиста Архива, сделавшего копию.

При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанных в пункте 2.8. Административного регламента, составляется отрицательный ответ, который направляется заявителю в течение 5 дней с момента регистрации.

При отсутствии в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, дается отрицательный ответ либо, при наличии информации о месте хранения документов, уведомление о переадресовании заявления, которые направляются заявителю в течение 5 рабочих дней с момента регистрации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

Результатом административного действия является подготовленные и соответствующим образом оформленные архивная справка, архивная выписка, архивная копия, уведомление о переадресовании запроса, отказ в исполнении запроса.

(Абзац в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 25 мая 2015 года N 2564, - см. предыдущую редакцию)

3.5. Отправка ответа на запрос

Ответ на запрос высылается Архивом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае если на Интернет-обращение (запрос), дается отрицательный ответ об отсутствии на хранении в Архиве документов, необходимых для исполнения запроса, ответ отправляется по почте и на электронный адрес заявителя. В случае поступления коллективного письменного запроса, ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Результатом административного действия, в случае отправки по почте ответа на запрос, является направление заявителю (или его доверенному лицу) архивной справки, архивной выписки, архивной копии, уведомления о переадресовании запроса или об отказе в исполнении запроса, в случае получения ответа на запрос лично заявителем, является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

(Абзац в редакции Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 25 мая 2015 года N 2564, - см. предыдущую редакцию)

3.6. Особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.6.1. Муниципальная услуга может предоставляться в электронной форме.

Обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой муниципальной услуге осуществляется на официальном сайте Администрации Петрозаводского городского округа: http://www.petrozavodsk-mo.ru, через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Карелия (далее - Портал) и Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

3.6.2. Порядок предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

Для подачи запроса заявителю необходимо:

- пройти процедуру регистрации на Портале, если заявитель уже зарегистрирован, авторизоваться (ввести свои логин и пароль);

- войти в свой Личный кабинет и в разделе "Услуги онлайн" выбрать необходимую заявителю муниципальную услугу;

- заполнить заявление на предоставление муниципальной услуги в электронном виде (поля, отмеченные знаком "*", обязательны для заполнения);

- прикрепить к заявлению файлы, содержащие электронные образы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (документы рекомендуется отсканировать заранее);

- отправить заявление с прикрепленными файлами.

Заявителю предоставляется возможность получения сведений о ходе рассмотрения запроса через Портал.

По мере рассмотрения запроса в Личном кабинете заявителя отражается следующая информация:

- дата регистрации запроса на Портале и направления его в Архив;

- дата принятия запроса к рассмотрению в Архив;

- планируемая дата предоставления муниципальной услуги;

- информация о результате рассмотрения запроса.

Поданное в электронном виде заявление вместе с прикрепленными к нему файлами рассматривается специалистами Архива.

Если в запросе отсутствуют или предоставлены не в полном объеме сведения, указанные в пункте 2.7 раздела 2 Административного регламента, в течение 5 дней в личном кабинете заявителю будет предложено представить недостающие документы, либо уточнить какие-либо данные, представленные в заявлении. После чего заявителю будет необходимо внести в заявление запрашиваемую информацию и отправить его повторно.

Если запрос соответствует требованиям, установленным пунктом 2.7 раздела 2 Административного регламента, запрос рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации заявления.

После появления в Личном кабинете информации о готовности документов заявитель может получить их в Архиве по адресу: г. Петрозаводск, ул. Дзержинского, д. 38, вторник с 9.30 до 16.30 (с 13.00 до 14.00-обед), среда с 9.30 до 12.30, четверг с 14.00 до 16.30.

При получении документов при себе необходимо иметь паспорт.

При получении документов заявитель должен поставить свою подпись в запросе на выдачу документов, ранее направленном в электронном виде, а также подпись о получении документов на руки.

(Пункт дополнительно внесен на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента

Контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет директор Архива.

Обязательному контролю исполнения в Архиве подлежат поступившие в Архив, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения:

-обращения и запросы органов исполнительной власти, органов местного самоуправления;

- письма и обращения судов, прокуратуры;

- жалобы граждан.

Специалисты Архива несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлением муниципальной услуги

Директор архива осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги Архивом.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов Архива.

Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению заявителя. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

По результатам проведенных проверок составляется акт и в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги

Специалисты Архива, предоставляющие муниципальную услугу по исполнению запросов заявителей, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

-неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

-действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

-нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

-принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

-предоставление недостоверной информации;

-сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащихся в обращении персональных данных заявителя без их согласия.

При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения специалистами Архива возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги директор Архива принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги

В Архиве осуществляется контроль за соблюдением порядка исполнения запросов граждан, организаций, проводится анализ содержания поступивших запросов, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Граждане, их объединения и организации вправе получить информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, а также направлять замечания и предложения по улучшению качества предоставляемой услуги.

Контроль за исполнением настоящего Административного регламента со стороны граждан, их объединений и организаций является самостоятельной формой контроля и осуществляется путем направления обращений в Архив, а также путем обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения настоящего Административного регламента, в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

(Абзац дополнительно включен - Постановление Администрации Петрозаводского городского округа от 25 мая 2015 года N 2564, - см. предыдущую редакцию)

5. Порядок досудебного (внесудебного) обжалованиязаявителем решений и действий (бездействия),принятых (совершенных) при предоставлениимуниципальной услуги

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

5.1.1 нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;

5.1.2 нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

5.1.3 требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим Административным регламентом;

5.1.4 отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Административным регламентом, у заявителя;

5.1.5 отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены настоящим Административным регламентом;

5.1.6 затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной настоящим Административным регламентом;

5.1.7 отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушениеустановленного срока таких исправлений.

5.2. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Архив.

5.3. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Архива, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба должна содержать:

5.4.1 наименование учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, либо работника учреждения, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

5.4.2 фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

5.4.3 сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, либо работника учреждения;

5.4.4 доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением идействием (бездействием) учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица учреждения, предоставляющего муниципальную услугу, либо работника учреждения. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в Архив, подлежит рассмотрению директором Архива в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы Архив принимает одно из следующих решений:

5.6.1 удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата гражданину денежных средств, взимание которых не предусмотрено настоящим административным регламентом, а также в иных формах;

5.6.2 отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение N 1
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать архивную справку о стаже работы

Дата Подпись


Приложение: копия трудовой книжки за требуемый период работы

Справку получил(а): дата: подпись:

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 2
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать архивную справку о заработной плате

Дата Подпись


Приложение: копия трудовой книжки за требуемый период работы

Справку получил(а): дата: подпись:

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 3
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать архивную справку о льготном стаже работы

Дата Подпись


Приложение: копия трудовой книжки за требуемый период работы


Справку получил(а): дата: подпись:

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 4
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать архивную справку об отпуске по уходу за ребенком

Дата Подпись


Приложение: копия трудовой книжки за требуемый период работы

Справку получил(а): дата: подпись:

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 5
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать архивную справку о командировке в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности

Дата Подпись


Приложение: копия трудовой книжки за требуемый период работы


Справку получил(а): дата: подпись:

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 6
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать архивную справку о прохождении производственной практики

Дата Подпись


Приложение: копия трудовой книжки за требуемый период работы


Справку получил(а): дата: подпись:

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 7
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Заявление

Прошу выдать заверенную копию постановления (распоряжения) (нужное подчеркнуть) Администрации Петрозаводского городского округа, главы самоуправления г.Петрозаводска, Главы Петрозаводского городского округа


от N о


С целью



Дата: Подпись:


Копию получил(а): дата подпись


(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Приложение N 8
к Административному регламенту по
предоставлению муниципальным казенным
учреждением Петрозаводского городского округа
"Муниципальный архив города Петрозаводска"
муниципальной услуги "Исполнение запросов
граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и юридических лиц по документам архивных фондов"

(Приложение дополнительно внесено на основании Постановления Администрации Петрозаводского городского округа от 18 декабря 2014 года N 6208, - см. предыдущую редакцию)

Текст сверен по:
Официальная рассылка