Внимание! Документ недействующий.

ГЛАВА РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ

УКАЗ

от 11 апреля 2007 года N 51

Об утверждении Инструкции о рассмотрении обращений граждан и организации личного приема граждан в Правительстве Республики Карелия и Администрации Главы Республики Карелия

Утратил силу на основании

Указа Главы Республики Карелия от 27 ноября 2015 года N 115

Указ введен в действие с 11.04.2007 г.

С изменениями, внесенными

23.06.07 г. Указом Главы Республики Карелия "О внесении изменений в Указ Главы Республики Карелия от 11 апреля 2007 года N 51", N 92 ( Газета "Карелия" N 73 (1646) 07.07.2007 г. С. 6, Газета "Карелия" N 78 (1651) 19.07.2007 г. С.20, Собрание Законодательства Республики Карелия N 6 2007 г. Cт.771)

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о рассмотрении обращений граждан и организации личного приема граждан в Правительстве Республики Карелия и Администрации Главы Республики Карелия (далее Инструкция).

2. Признать утратившими силу распоряжения Главы Республики Карелия от 14 августа 2002 года N 155-р (Собрание законодательства Республики Карелия, 2002, N 8, ст. 1000) и от 27 января 2003 года N 40-р (Собрание законодательства Республики Карелия, 2003, N 1, ст. 40).

Исполняющий обязанности
Главы Республики Карелия
П.В. Чернов

г. Петрозаводск
11 апреля 2007 года
N 51

Утверждена Указом
Главы Республики Карелия
от 11 апреля 2007 года N 51

Инструкция о рассмотрении обращений граждан и организации личного приема граждан в Правительстве Республики Карелия и Администрации Главы Республики Карелия

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений и личного приема граждан в Правительстве Республики Карелия и Администрации Главы Республики Карелия, а также правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Администрации Главы Республики Карелия.

2. Рассмотрение обращений граждан производится Главой Республики Карелия, Премьер-министром Правительства Республики Карелия, заместителями Премьер-министра Правительства Республики Карелия, руководителями Администрации Главы Республики Карелия, руководителями исполнительных органов государственной власти Республики Карелия.

3. Организацию рассмотрения обращений, справочную работу и ведение делопроизводства по обращениям, поступившим на имя Главы Республики Карелия, в адрес Правительства Республики Карелия и Администрации Главы Республики Карелия (далее - обращения), осуществляет отдел по работе с письмами и обращениями граждан управления делами Администрации Главы Республики Карелия (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

4. Отдел по работе с обращениями граждан готовит информационно - аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и представляет их Главе Республики Карелия.

5. Работники исполнительных органов государственной власти Республики Карелия, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

6. При утрате исполнителем обращения назначается служебная проверка, о результатах которой информируется руководитель органа исполнительной власти.

7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в аппарате исполнительного органа государственной власти Республики Карелия исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

8. В аппаратах исполнительных органов государственной власти Республики Карелия периодически проводится учеба работников, занимаю щихся рассмотрением обращений.

II. Прием и первичная обработка обращений

9. Все присланные по почте обращения на имя Главы Республики Карелия, Премьер-министра Правительства Республики Карелия, заместителей Премьер- министра Правительства Республики Карелия, руководителей Администрации Главы Республики Карелия (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в управление делами Администрации Главы Республики Карелия (далее - управление делами).

10. При приеме и первичной обработке документов в управлении делами:

- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- проводится сверка реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывается конверт;

- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) прикладываются впереди текста обращения. В случае отсутствия самого обращения работником управления делами, принимающим почту, составляется справка с текстом: "Обращения указанному адресату нет", датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

- ошибочно поступившие (не по адресу) обращения возвращаются на почту невскрытыми.

11. На обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами, в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах по форме, утвержденной начальником управления делами, и передается в отдел по работе с обращениями граждан. Один экземпляр акта хранится в управлении делами, второй приобщается к поступившему обращению.

12. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе по работе с обращениями граждан. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

13. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя Главы Республики Карелия, вскрываются в отделе по работе с обращениями граждан, на имя Премьер-министра Правительства Республики Карелия вскрываются помощником Премьер-министра Правительства Республики Карелия.

Обращения, поступившие на имя заместителей Премьер-министра Правительства Республики Карелия, работников аппарата Администрации Главы Республики Карелия с пометкой "лично", передаются адресатам невскрытыми.

14. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан.

15. Обращения, поступившие по факсимильной связи, принимаются и учитываются в журнале работниками отдела специальной документальной связи.

16. Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются в отделе специальной документальной связи, где распечатываются и учитываются в журнале.

17. После первичной обработки в управлении делами и отделе специальной документальной связи поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

III. Регистрация обращений

18. На поступившие в отдел по работе с обращениями граждан обращения в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп "Администрация Главы Республики Карелия". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

19. Обращения на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в отдел протокольных мероприятий. Их регистрация производится после поступления перевода.

20. Работники отдела по работе с обращениями граждан производят регистрацию обращения с использованием автоматизированной системы "Письма граждан".

При регистрации:

- обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса 07, порядкового номера и начальной буквы фамилии автора (07-1772-С), при коллективном обращении после порядкового номера добавляется аббревиатура "кол" (07-2520-кол), при регистрации обращений депутатов добавляется аббревиатура "деп" (07-3144-П(деп); регистрационный номер и дата вписываются в штамп Администрации Главы Республики Карелия;

- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые две или три фамилии, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллективов организаций и предприятий, а также резолюции собраний и митингов;

- фиксируется вид обращения (жалоба, коллективная жалоба, заявление, предложение, депутатское обращение). Если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Аппарата Государственной Думы Российской Федерации, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Главного федерального инспектора в Республике Карелия, Законодательного Собрания Республики Карелия), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма;

- отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений (участник Великой Отечественной войны, инвалид, пенсионер, многодетная семья, мать-одиночка);

- обращение проверяется на повторность, при необходимости прикладывается предыдущая переписка из архива. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- проставляется исполнитель и шифр содержания вопроса согласно тематическому классификатору обращений граждан. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- указывается информация о содержании поставленных в обращении вопросов.

21. От обращения отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

22. Обращение регистрируется не позднее чем в трехдневный срок с момента поступления.

IV. Направление обращения на рассмотрение

23. После регистрации обращения начальник отдела по работе с обращениями граждан принимает решение о передаче обращения на рассмотрение. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения, независимо от того, на чье имя оно адресовано.

24. В случае если в обращении содержатся вопросы, не входящие в компетенцию Главы Республики Карелия, Правительства Республики Карелия, Администрации Главы Республики Карелия, отдел по работе с обращениями граждан направляет обращение в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов с уведомлением гражданина, направившего обращение.

25. К поступившему обращению отделом по работе с обращениями граждан готовится проект поручения (резолюции) или письма. Поручение (резолюция) содержит: фамилии и инициалы лиц (руководителей органов или структурных подразделений), которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и сроки рассмотрения, подпись руководителя с расшифровкой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

26. Поручения (резолюции), письма оформляются на специальных бланках, на которых в соответствии с автоматизированной программой "Письма граждан" выводятся регистрационный номер, дата и отметки о контроле.

27. Поручения (резолюции), письма подписываются Главой Республики Карелия, Премьер-министром Правительства Республики Карелия, заместителями Премьер-министра Правительства Республики Карелия, руководителями Администрации Главы Республики Карелия, уведомления гражданам подписываются начальником отдела по работе с обращениями граждан.

28. По поступившим телеграммам и обращениям по вопросам, касающимся чрезвычайных и аварийных ситуаций, затрагивающим интересы значительного числа жителей Республики Карелия (отсутствие воды, отопления, электроснабжения, последствия пожаров и т.п.), работа организуется незамедлительно, и по ним устанавливаются сокращенные сроки рассмотрения.

29. Обращения, поступившие от депутатов Законодательного Собрания Республики Карелия, представительных органов муниципальных образований рассматриваются в месячный срок, о чем в течение трех дней уведомляется депутат.

30. Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

31. Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, рассматриваются как обычные обращения.

32. Устные обращения граждан, поступившие по телефону во время "горячих линий" и "прямых эфиров" Главы Республики Карелия, требующие решения, оформляются письменно на бланках установленной формы и передаются в отдел по работе с обращениями граждан для организации работы с ними в установленном порядке.

33. Устные обращения граждан, поступившие по телефону в отдел по работе с обращениями, оформляются как телефонограммы и рассматриваются как обычные обращения.

34. На устные обращения граждан, поступившие по телефону, уведомления не направляются.

35. Обращения с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения.

36. Зарегистрированные и рассмотренные обращения граждан в соответствии с поручениями (резолюциями) и письмами направляются исполнителям, при этом отделом по работе с обращениями граждан снимается необходимое количество копий. Оригинал обращения остается в отделе.

37. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

38. В случае если невозможно направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, отдел по работе с обращениями граждан возвращает обращение гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

V. Рассмотрение обращений в исполнительных органах
государственной власти Республики Карелия

39. Поступившие в исполнительные органы государственной власти Республики Карелия (далее - подразделения) обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в исполнительном органе государственной власти.

40. Обращения могут рассматриваться непосредственно в подразделениях (в том числе с выездом на место) или их рассмотрение может быть поручено иному органу или должностному лицу. Исполнение контрольных поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо- Западном федеральном округе, Главного федерального инспектора в Республике Карелия о рассмотрении обращений граждан осуществляется в сокращенные сроки, как правило, с выездом на место.

41. В случае если обращение направлено на исполнение иному органу, должностному лицу, то подразделение в семидневный срок уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение.

42. В случае если отделом по работе с обращениями граждан на обращении поставлен штамп "Подлежит возврату", такие обращения при ответе подлежат возврату. Копия обращения, направленная на исполнение, не возвращается.

43. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Копии этих ответов также направляются в отдел по работе с обращениями граждан для снятия контроля с соисполнителя.

44. В случае если в обращении поставлены не связанные по содержанию вопросы, ответы могут быть даны исполнителями самостоятельно, при этом должно быть оговорено, что ответ дается в пределах компетенции подразделения.

45. Подразделение может запросить в установленном порядке необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия. В соответствии с федеральным законодательством дополнительные материалы должны быть представлены органами и должностными лицами не позднее чем в пятнадцатидневный срок. (Предложение дополнено Указом Главы Республики Карелия "О внесении изменений в Указ Главы Республики Карелия от 11 апреля 2007 года N 51" от 23.06.07 г., газета "Карелия" N 73 (1646) 07.07.2007 г. С. 6, Газета "Карелия" N 78 (1651) 19.07.2007 г. С.20, Собрание Законодательства Республики Карелия N 6 2007 г. Cт.771 - см. предыдущую редакцию)

46. Заявитель может представлять дополнительные материалы, а также обращаться с просьбой об их истребовании. По желанию заявитель может знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает интересы других лиц. Заявитель также может отозвать свое обращение.

47. Ответы из подразделений по исполнению поручений (резолюций), писем поступают в отдел по работе с обращениями граждан для доклада Главе Республики Карелия, Премьер-министру Правительства Республики Карелия, заместителям Премьер-министра Правительства Республики Карелия, руководителям Администрации Главы Республики Карелия в целях осуществления контроля за ходом исполнения, его результатом и окончательного списания переписки в дело. При направлении ответа ссылка на входящий номер и дату обязательна.

48. Исполненными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы.

49. Снять с контроля обращения могут должностные лица, давшие поручения, руководители Администрации Главы Республики Карелия, начальники управлений Администрации Главы Республики Карелия, начальник отдела по работе с обращениями граждан.

50. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по компетенции, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел по работе с обращениями граждан, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

VI. Рассмотрение отдельных обращений

51. Обращение, в котором не указаны фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не рассматривается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом совершаемом или совершенном противоправном деянии, оно направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

52. Обращение, содержащее выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматривается, при этом гражданину сообщается о недопустимости злоупотребления правом. В необходимых случаях отдел по работе с обращениями граждан направляет такие письма в правоохранительные органы.

53. Обращение, написанное неразборчивым почерком и не поддающееся прочтению, не рассматривается, о чем уведомляется гражданин, если его фамилия и адрес поддается прочтению.

54. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

55. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель продолжает обращаться в исполнительный орган государственной власти Республики Карелия, Администрацию Главы Республики Карелия с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальником отдела по работе с обращениями граждан может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

56. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

VII. Контроль за рассмотрением обращений

57. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, обращения по вопросам. имеющим большое общественное значение, коллективные и повторные обращения. Также на контроль ставятся обращения с поручениями (резолюциями), письмами Главы Республики Карелия, Премьер-министра Правительства Республики Карелия, заместителей Премьер-министра Правительства Республики Карелия, руководителей Администрации Главы Республики Карелия с формулировками: "внести", "доложить", "информировать", "подготовить ответ", "подготовить проект ответа", "представить информацию", "рассмотреть с выездом на место", "встретиться с заявителем". Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе исполнительных органов государственной власти Республики Карелия, получения материалов для подготовки обзоров почты, аналитических записок для представления ежегодного доклада Президенту Российской Федерации "О работе с обращениями граждан в органах исполнительной власти Республики Карелия" и информирования Главы Республики Карелия по данному вопросу.

58. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация, Администрации Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе о рассмотрении обращений граждан, поставленных этими органами на контроль. При этом для таких обращений устанавливается сокращенный срок рассмотрения.

59. Решение о постановке обращения на контроль принимает начальник отдела по работе с обращениями граждан. На обращениях, взятых на контроль, в соответствии с автоматизированной программой "Письма граждан" выводится штамп "Контроль!". Порядок организации контроля за рассмотрением обращений граждан включает в себя постановку на контроль, доведение обращения до исполнителя, проверку хода рассмотрения обращений, направление напоминаний об истечении и нарушении сроков исполнения, информирование руководства о результатах рассмотрения.

60. В случае если в ответе, полученном от подразделения, рассматривавшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль. В этом случае на ответе исполнителя ставится штамп "Дополнительный контроль! Срок исполнения _", с ответа снимается копия, которая направляется в соответствующее подразделение.

61. Обращение может быть возвращено в подразделение для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует требованиям, изложенным в разделе IX.

62. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

VIII. Продление срока рассмотрения обращений

63. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия дополнительных мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены, но не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

64. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя руководителями подразделений. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен Администрацией Президента Российской Федерации и другими федеральными органами, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ними продление срока рассмотрения обращения.

IX. Требования к оформлению ответа

65. Ответы на обращения подписывают руководители государственного органа, органа местного самоуправления, организации и должностные лица в пределах своей компетенции, либо уполномоченные на то лица.

Ответы на обращения депутатов подписывают должностные лица, которым было адресовано обращение, либо уполномоченные на то лица.

Ответ на обращение депутата, направленное на имя Главы Республики Карелия, может быть подписан должностным лицом по поручению Главы Республики Карелия.

66. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина, в ответе следует указывать, что жалоба обоснованна, факты подтвердились и какие меры приняты к виновным должностным лицам.

67. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Правительства Республики Карелия, оперативное совещание Правительства Республики Карелия в порядке, установленном Регламентом Правительства Республики Карелия.

68. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу ответа заявителю обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

69. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

70. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа, ответ направляется заявителю. (Абзац изменен Указом Главы Республики Карелия "О внесении изменений в Указ Главы Республики Карелия от 11 апреля 2007 года N 51" от 23.06.07 г., газета "Карелия" N 73 (1646) 07.07.2007 г. С. 6, Газета "Карелия" N 78 (1651) 19.07.2007 г. С.20, Собрание Законодательства Республики Карелия N 6 2007 г. Cт.771 - см. предыдущую редакцию)

Ответ на коллективное обращение направляется лицу, указавшему свой домашний либо иной адрес для отправки ответа, либо лицу, подписавшему обращение первым, если указан его домашний либо иной адрес.

В случае если в коллективном обращении не указаны адреса и оно не признано анонимным (например: жильцы дома, жители деревни, работники больницы, члены трудового коллектива), ответ направляется в одну из квартир, администрацию муниципального образования, организацию, на предприятие.

71. Подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел по работе с обращениями граждан, где анализируется содержание, проверяется правильность оформления ответа и принимается решение о списании переписки в дело либо продолжения работы с обращением (доклад должностным лицам, постановка на дополнительный контроль, возврат на доработку).

72. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

73. Отделом по работе с обращениями граждан делаются отметки в информационно-справочной картотеке о результатах рассмотрения обращения: выезд на место, корректировка исполнителей, количество дней исполнения, результат рассмотрения (удовлетворено, частично удовлетворено, отказано, разъяснено), жалоба (обоснованная, необоснованная).

74. Проекты ответов на обращения, подготовленные за подписью Главы Республики Карелия, Премьер-министра Правительства Республики Карелия, заместителей Премьер-министра Правительства Республики, руководителей Администрации Главы Республики Карелия, передаются в отдел по работе с обращениями граждан. Они должны быть завизированы должностным лицом, которому давалось поручение. Отдел по работе с обращениями граждан готовит окончательный вариант ответа и передает его на подпись должностному лицу.

75. После подписания ответ регистрируется (ставится дата и номер, присвоенный обращению при регистрации) и передается для отправки в управление делами.

76. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан с его согласия устно по телефону или лично).

77. Формирование дел по исполненным обращениям граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела (папки). Каждое обращение и документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в хронологической последовательности.

78. Переписка по рассмотрению обращений хранится пять лет.

79. Документы, подлежащие постоянному, а также временному (до 10 лет) хранению (переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, аналитические материалы по рассмотрению обращений граждан, отобранные наиболее интересные обращения), передаются в архив управления делами Администрации Главы Республики Карелия.

80. По истечении установленных сроков хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

X. Организация личного приема граждан

81. Руководители исполнительных органов государственной власти Республики Карелия и уполномоченные на то лица проводят личный прием граждан.

82. Прием граждан в Администрации Главы Республики Карелия проводят Глава Республики Карелия, Премьер-министр Правительства Республики Карелия, заместители Премьер-министра Правительства Республики Карелия и работники отдела по работе с обращениями граждан.

83. Руководители ведут прием в соответствии с графиком на текущий месяц, работники отдела по работе с обращениями граждан - ежедневно (кроме выходных и праздничных дней).

84. График приема граждан руководителями (далее - график) составляется ежемесячно отделом по работе с обращениями граждан, включается в ежемесячный план основных мероприятий с участием Главы Республики Карелия и членов Правительства Республики Карелия, подписывается руководителем Администрации Главы Республики Карелия и утверждается Главой Республики Карелия.

85. График размещается в средствах массовой информации и на официальном сервере органов государственной власти Республики Карелия.

86. В исключительных случаях (командировка, болезнь и другие уважительные причины) по согласованию с отделом по работе с обращениями граждан прием может быть перенесен на определенный день, о чем заблаговременно оповещаются записавшиеся на прием граждане.

87. Допуск граждан в здание Администрации Главы Республики Карелия для личного приема осуществляется через пост милиции N 1 по документу, удостоверяющему личность. При этом сотрудник охраны предупреждает по внутренней связи начальника отдела по работе с обращениями граждан о посетителе.

88. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

89. По просьбе заявителя он может быть принят руководителями в дни, установленные для них графиком приема граждан в Администрации Главы Республики Карелия.

90. Прием граждан руководителями проводится по предварительной записи. Запись осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней) в журнале определенной формы. При записи на прием выясняются фамилия, имя, отчество заявителя, его домашний адрес, телефон.

91. Во время личного приема гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

92. В карточку личного приема гражданина заносятся сведения о заявителе и содержание обращения.

93. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина дается в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

94. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

95. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель, ведущий прием.

96. После завершения личного приема согласно поручениям руководителя, ведущего прием, отдел по работе с обращениями граждан оформляет рассылку документов через управление делами. Поручения оформляются на карточке личного приема граждан и подписываются руководителем, ведущим прием.

97. Ответы о принятых мерах по обращениям граждан, поступившим во время личного приема, направляются отделом по работе с обращениями граждан руководителю, осуществлявшему прием.

Руководитель знакомится с ответом и списывает его в дело (ставит свою подпись и дату), либо, при необходимости продолжения работы с обращением, дает новое поручение, и обращение ставится на дополнительный контроль.

98. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Текст сверен по:
официальная рассылка


Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
в системе "Кодекс"