ГЛАВА РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ
УКАЗ
Об утверждении Порядка обращения с
документами с пометкой
"Для служебного пользования" в органах
исполнительной власти
1. Утвердить прилагаемый Порядок
обращения с документами с пометкой "Для
служебного пользования" в органах
исполнительной власти Республики
Карелия (далее - Порядок).
2. Органам исполнительной власти
Республики Карелия привести свои
правовые акты по вопросам обращения с
документами с пометкой "Для служебного
пользования" в соответствие с Порядком.
Исполняющий обязанности
Главы Республики Карелия
П.В. Чернов
г. Петрозаводск
15 апреля 2009 года
N 28
Утвержден Указом
Главы Республики Карелия
от 15 апреля 2009 года N 28
Порядок
обращения с документами с пометкой "Для
служебного пользования" в
органах исполнительной власти
Республики Карелия
1. Настоящий Порядок регламентирует
правила обращения с документами с
пометкой "Для служебного пользования",
поступающими от Главы Республики
Карелия и
Правительства Республики Карелия
(далее -документы с пометкой "ДСП"), в
органах исполнительной власти
Республики Карелия.
Порядок не распространяется на
порядок обращения с документами,
содержащими сведения, составляющие
государственную тайну.
2. Руководитель органа
исполнительной власти Республики
Карелия в пределах своей компетенции
определяет:
порядок организации работы в
органе исполнительной власти Республики
Карелия и подведомственных организациях
с документами с пометкой "ДСП";
порядок организации передачи
документов с пометкой "ДСП" другим
органам исполнительной власти
Республики Карелия, территориальным
органам федеральных органов
исполнительной власти и организациям;
порядок организации хранения
документов с пометкой "ДСП" в органе
исполнительной власти Республики
Карелия.
3. В случае ликвидации
(реорганизации) органа исполнительной
власти Республики Карелия решение о
дальнейшем использовании документов с
пометкой "ДСП" принимает ликвидационная
комиссия (комиссия по реорганизации).
4. Пометка "Для служебного
пользования" может быть проставлена на
документе по предложению исполнителя
документа.
5. Пометка "Для служебного
пользования" проставляется в правом
верхнем углу первой страницы документа.
Если документ с пометкой "ДСП" имеет
обложку и (или) титульный лист, то на них
также проставляется пометка "Для
служебного пользования". Указанная
пометка также проставляется на первой
странице сопроводительного письма к
документам с пометкой "ДСП".
6. Прием и учет (регистрация)
документов с пометкой "ДСП"
осуществляются структурными
подразделениями, которым поручен прием и
учёт несекретной документации.
7. Документы с пометкой "ДСП":
готовятся с учетом требований
законодательства Российской Федерации в
соответствующем структурном
подразделении с использованием
технических средств, не подключенных к
информационным сетям общего
пользования. На обороте последнего листа
каждого экземпляра документа должно
быть указано количество отпечатанных
экземпляров, фамилия исполнителя, дата
печатания. Отпечатанные и подписанные
документы с пометкой "ДСП" вместе с
черновиками передаются для регистрации
работнику, осуществляющему их учет.
Черновики уничтожаются этим работником
с отражением факта уничтожения, а
электронные копии (файлы) уничтожаются
исполнителем;
учитываются отдельно от
несекретной документации. При
незначительном объеме таких документов
разрешается вести их учет совместно с
другими несекретными документами. При
регистрации документа с пометкой "ДСП" к
регистрационному номеру добавляется
пометка "ДСП";
передаются работникам под
расписку, в остальных случаях
пересылаются фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми
отправлениями;
размножаются (тиражируются) только
с письменного разрешения (резолюции)
руководителя органа исполнительной
власти Республики Карелия. Резолюция на
документе с пометкой "ДСП" с указанием
нескольких исполнителей является
разрешением для размножения
(тиражирования) такого документа. Учёт
размноженных документов с пометкой "ДСП"
осуществляется поэкземплярно;
хранятся в запираемых шкафах
(ящиках, хранилищах).
8. При необходимости направления
документов с пометкой "ДСП" в несколько
адресов составляется указатель
рассылки, в котором поадресно
проставляются номера экземпляров.
Указатель рассылки подписывается
исполнителем.
9. Исполненные документы с пометкой
"ДСП" группируются в дела в соответствии
с номенклатурой дел несекретного
делопроизводства. При этом на обложке
дела проставляется пометка "Для
служебного пользования".
10. Уничтожение документов с
пометкой "ДСП", утративших своё
практическое значение и не имеющих
исторической ценности, производится по
акту.
11. Передача исполнения документа с
пометкой "ДСП" от одного работника к
другому осуществляется с письменного
разрешения (резолюции) руководителя
органа исполнительной власти Республики
Карелия.
12. При смене работника,
ответственного за учет документов с
пометкой "ДСП" составляется акт
приема-сдачи таких документов, который
утверждается руководителем органа
исполнительной власти Республики
Карелия.
13. Проверка наличия, правильности
учета документов с пометкой "ДСП"
уничтожения черновиков и электронных
копий (файлов) проводится не реже одного
раза в год комиссиями, назначаемыми
приказом руководителя органа
исполнительной власти Республики
Карелия. В состав таких комиссий
включаются работники, ответственные за
учет и хранение документов с пометкой
"ДСП".
Результаты проверки оформляются
актом, который утверждается
руководителем органа исполнительной
власти Республики Карелия.
14. О фактах утраты документов с
пометкой "ДСП" ставится в известность
руководитель органа исполнительной
власти Республики Карелия и создается
комиссия для расследования
обстоятельств утраты.
На утраченные документы с пометкой
"ДСП" составляется акт, который
утверждается руководителем органа
исполнительной власти Республики
Карелия.
15. При снятии пометки "Для
служебного пользования" на документе с
пометкой "ДСП" исполнителем данного
документа делается соответствующая
отметка и информируются все адресаты,
которым были направлены данные
документы.
Текст документа сверен по:
Официальная рассылка
