ГЛАВА ПЕТРОЗАВОДСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

06.07.2007 N 1601

О внесении изменений в постановление главы самоуправления города от 17.04.2007 N 916

В соответствии с протестом прокурора г. Петрозаводска от 26.06.2007 N 01-05-07 ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести изменения в постановление главы самоуправления города Петрозаводска от 17.04.2007 N 916 "Об утверждении Положения о работе с письменными и устными обращениями граждан в администрации г.Петрозаводска", изложив приложение к нему в новой редакции (прилагается).

2. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами - руководителя аппарата администрации города Ю.И. Дмитриева.

Глава Петрозаводского городского округа
B.H. Масляков

УТВЕРЖДЕНО
Постановлением Главы
Петрозаводского городского округа
от 06.07.2007 г. N 1601

ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с письменными и устными обращениями граждан в администрации г. Петрозаводска

1. Общие положения.

1.1 Настоящее положение разработано на основании Федерального закона от 02.05.2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2 Ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан в администрации г. Петрозаводска (далее - Администрация) несет управление делопроизводства и архива аппарата Администрации (далее -управление делопроизводства и архива), в структурных подразделениях Администрации - руководители структурных подразделений.

1.3 Делопроизводство (прием и регистрация, организация рассмотрения, контроль за исполнением и т.д.) по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

1.4 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, поступающим на имя главы местного самоуправления и первого заместителя главы местного самоуправления - руководителя (Главы) администрации города, ведется в управлении делопроизводства и архива сотрудниками, к должностным обязанностям которых это относится; по обращениям, поступающим на имя заместителей главы местного самоуправления, председателей комитетов и начальников управлений - в приемных заместителей главы местного самоуправления, председателей комитетов и начальников управлений специалистами I категории управления делопроизводства и архива (далее - специалисты приемных).

1.5 Применительно к данному Положению под обращениями в администрации Петрозаводска понимаются направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления. Обращения могут быть индивидуальные и коллективные (подписанные несколькими гражданами).

Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов. недостатках в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

1.6 Письменные обращения граждан в обязательном порядке должны содержать: наименование органа местного самоуправления, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

В случае необходимости к письменному обращению могут прилагаться документы и материалы либо их копии для подтверждения доводов гражданина.

1.7 Обращение, поступившее в Администрацию или должностному лицу по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.

1.8 В случае, если текст поступившего письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу в соответствии с его компетенцией.

1.9 Ответы на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, правившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, на содержащие нецензурные или оскорбительные выражения (о чем сообщается гражданину), а также на дубликатные обращения (второй и последующие экземпляры одного обращения, направленные гражданином в (различные структурные подразделения Администрации) не даются.

Обращения, в том числе анонимные, содержащие сведения о совершенных или готовящихся противоправных деяниях, направляются в соответствующие правоохранительные органы в соответствии с их компетенцией.

2. Сроки рассмотрения письменных обращений.

2.1 Письменное обращение, поступившее в Администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.2 Ответ на запрос документов или материалов, поступивший непосредственно органа государственной власти, органа местного самоуправления или от должностного лица, рассматривающего обращение гражданина, направляется и течение 15 дней.

В случае если такой запрос делается Администрацией, то срок рассмотрения обращения может быть продлен главой местного самоуправления города, Должностным лицом либо уполномоченным на то лицом не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение

3. Прием, регистрация и организация рассмотрения письменных обращений граждан.

3.1 Все поступившие через почтовое отделение связи в Администрацию обращения граждан первоначально поступают в управление делопроизводства и архива, где проверяется правильность доставки, производится вскрытие конвертов, Проверяется целостность вложений.

Обращения, адресованные главе местного самоуправления и первому заместителю главы местного самоуправления - руководителю (Главе) администрации, регистрируются в секторе писем управления делопроизводства и архива,

Обращения, адресованные непосредственно руководителям структурных подразделений, передаются для регистрации в соответствующие приемные.

3.2 Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан ставится штамп Администрации, куда вписывается входящий индекс и дата регистрации письма.

Входящий индекс должен состоять из номера дела по номенклатуре дел, порядкового номера поступившего обращения в течение года и начальной буквы фамилии автора. Например: 1.1-46-1034Д, где: 1.1-46 - номер дела по номенклатуре дел, 1034 - порядковый входящий номер, Д - индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора.

Индекс коллективных обращений вместо начальной буквы фамилии содержит обозначение "кол". Например: 1.1- 46-1035 - кол.

3.3 Регистрация обращений граждан в управлении делопроизводства и архива производится в автоматизированном сетевом режиме на ПК с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки.

3.4 При регистрации обращений в регистрационную форму вносится следующая информация:

- фамилия, имя. отчество автора, его адрес;

- социальное положение (малообеспеченная семья, безработный, пенсионер и т.д.);

- льготный состав (инвалид I или II группы и т.д.);

- дата регистрации;

- вид документа (личное, коллективное);

- тип обращения (предложение, заявление, жалоба);

- откуда поступило (источник);

- кому адресовано;

- краткая информация о поставленных в письмах вопросах;

- тематическая рубрика;

- фамилия исполнителя;

- резолюция;

- контрольный срок рассмотрения обращения;

- результат рассмотрения;

- отметка об исполнении.

3.5 При поступлении повторных письменных обращений управлением делопроизводства и архива в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

3.6 Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращение вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации обращения.

3.7 После регистрации обращения граждан в зависимости от содержания Правлением делопроизводства и архива готовятся для доклада главе местного самоуправления, первому заместителю главы местного самоуправления руководителю (Главе) Администрации и руководителям структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией.

4. Порядок работы с рассмотренными обращениями граждан и контроль за их исполнением.

4.1 После рассмотрения главой местного самоуправления, первым заместителем "главы местного самоуправления - руководителем (Главой) Администрации, руководителями структурных подразделений обращений граждан управление делопроизводства и архива организует дальнейшую работу с ними в соответствии с резолюциями и направляет обращения на исполнение в комитеты, управления и другие структурные подразделения Администрации.

4.2 Если подготовка ответа на обращение была поручено нескольким исполнителям и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа является указанный в резолюции первым, а соисполнители не позднее пяти дней до истечении срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию или заключения для обобщения и составления сводного ответа.

Соисполнителям управлением делопроизводства и архива направляется обходимое количество копий обращений.

4.3 В целях обеспечения правильного и своевременного разрешения вопросов, содержащихся в обращениях граждан, устанавливается контроль за их исполнением.

4.4 Для контроля за сроками исполнения письменных обращений граждан за неделю до истечения срока исполнения управление делопроизводства и архива направляет исполнителю лист напоминания.

При поступлении напоминания ответственные исполнители должны принять меры к своевременному исполнению документа.

4.5 Ответ на обращение подписывается главой местного самоуправления, первым заместителем главы местного самоуправления - руководителем (Главой) администрации, должностным лицом либо уполномоченным на то руководителем структурного подразделения, осуществлявшим рассмотрение данного обращения. Ответы на повторные обращения граждан, в которых выражается несогласие с принятыми решениями, подписываются главой местного самоуправления или первым заместителем главы местного самоуправления - руководителем (Главой) Администрации.

4.6 Ответ на обращение, поступившее в Администрацию по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.7 Письменные ответы на обращения представляются исполнителями на подпись главе местного самоуправления, первому заместителю главы местного самоуправления - руководителю (Главе) Администрации или должностным лицам, указанным в резолюции, оформленными в соответствии с установленными требованиями.

4.8 Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.

4.9 Основанием для снятия с контроля письменного обращения может служить ответ гражданину, резолюция главы местного самоуправления и резолюция первого заместителя главы местного самоуправления - руководителя (Главы) администрации.

4.10 Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами и копиями ответов передаются в сектор писем управления делопроизводства и архива, где информация о результатах рассмотрения вводится в ПК. Вторые экземпляры с визами согласования ответов подшиваются в дела в управлении делопроизводства и архива.

4.11 На письменных ответах на обращения граждан проставляются дата и регистрационный номер обращения, данный ему при первоначальной регистрации.

4.12 Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, производит экспедиционную обработку отправляемого ответа (адресование, вложение в конверты, их заклеивание) и передает его в управление производства и архива для почтовой отправки корреспонденции.

5. Организация работы с письменными обращениями граждан, поступившими на имя руководителей структурных подразделений.

5.1 Обращения граждан, поступившие на имя заместителей главы местного самоуправления, председателей комитетов, начальников управлений (далее -руководителей структурных подразделений), из приемной аппарата Администрации предаются в приемные комитетов, управлений в течение одного рабочего дня.

5.2 При регистрации на письменных обращениях ставится штамп структурного подразделения, куда вписывается входящий индекс и дата регистрации.

5.3 При регистрации обращений в регистрационную форму вносятся сведения установленные п. 3.4 настоящего Положения.

5.4 После регистрации обращения передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

5.5 После рассмотрения обращений руководителем структурного подразделения специалист приемной организует дальнейшую работу с ними в соответствии с данными резолюциями и ставит обращения на контроль.

5.6 Рассмотренные обращения направляются исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя.

5.7 Подготовленный исполнителем и подписанный руководителем структурного подразделения ответ регистрируется в приемной структурного подразделения.

Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами и вторыми экземплярами ответов с визами согласования передаются специалисту приемной для подшивки в дела.

5.8 На ответах на обращения граждан проставляются дата отправки и регистрационный номер обращения, данный ему при первоначальной регистрации.

5.9 Специалист приемной производит экспедиционную обработку отправляемого ответа (адресование, вложение в конверты, их заклеивание) и передает его в управление делопроизводства и архива для почтовой отправки.

6. Порядок организации личного приема граждан.

6.1 Личный прием граждан в администрации города проводится главой местного самоуправления, его заместителями, председателями комитетов и начальниками управлений согласно утвержденному графику.

6.2 Организация личного приема (запись граждан на прием, документационное обеспечение приема, ведение делопроизводства по обращениям, осуществление контроля за исполнением поручений) главы местного самоуправления и первого заместителя главы местного самоуправления - руководителя (Главы) Администрации возложена на главного специалиста управления делопроизводства и архива; организация приема заместителей главы местного самоуправления, председателей комитетов, начальников управлений - на специалистов приемных.

6.3 Предварительная запись граждан на личный прием главы местного самоуправления производится с 9 часов утра за неделю до установленного дня приема при личной встрече с заявителем.

6.4 При записи на прием, а также при личном приеме гражданин должен предъявит документ, удостоверяющий его личность.

6.5 Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан.

6.6 К началу приема карточка и другие материалы, подобранные в соответствии содержанием обращения предаются главе местного самоуправления, первому заместителю главы местного самоуправления - руководителю (Главе) администрации или руководителю структурного подразделения.

6.7 Граждане приглашаются на прием по очереди, в соответствии с составленным списком.

6.8 Во время приема после беседы с заявителем и ознакомления с его документами глава местного самоуправления, первый заместитель главы местного самоуправления - руководитель (Глава) администрации, руководитель структурного подразделения дает ответ в устной форме, о чем делается запись в карточке личного приема, а в остальных случаях поручает соответствующим структурным подразделениями рассмотрение и подготовку письменного ответа.

6.9 Принятое в ходе личного приема письменное обращение регистрируется и рассматривается в порядке, установленном данным Положением.

7. Формирование и хранение дел.

7.1 Формирование дел по исполненным письменным и устным обращениям граждан осуществляется в управлении делопроизводства и архива.

7.2 Все поступившие обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены исполнителями в управление делопроизводства и архива со всеми носящимися к ним материалами.

7.3 Обращения граждан, вторые экземпляры ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан армируются в папки в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению оставляют в папке самостоятельную группу и систематизируются в хронологической последовательности. При получении повторного обращения или дополнительных документов они прилагаются к данной группе документов.

8. Учет и анализ вопросов, содержащихся в письменных и устных обращениях

Управление делопроизводства и архива ведет систематический учет количества и тематики поступающих письменных и устных обращений граждан, еженедельно докладывает управляющему делами - руководителю аппарата Администрации о сроках рассмотрения обращений и состоянии исполнительской дисциплины по ним, готовит отчеты и аналитические записки, вносит предложения по устранению причин, вызывающих жалобы граждан.

Текст сверен по:
Информационный бюллетень N 41.1
23.06.2011 г. С. 110-112