Республика Карелия
Глава самоуправления
города Петрозаводска
Постановление
от 10.12.97
N 4689
Об утверждении регламента
работы
Администрации города Петрозаводска
В целях
упорядочения практической работы,
совершенствования управленческой и
организационной деятельности
Администрации местного самоуправления
постановляю:
1. Утвердить регламент работы
Администрации города Петрозаводска
(прилагается).
2. Руководителям комитетов, управлений и
отделов ознакомить сотрудников с
Регламентом, обеспечить его изучение и
безусловное выполнение.
3. Контроль за выполнением данного
постановления возложить на управление
делами (Давыдов В.Д.),
Глава
самоуправления
города С.Л.Катанандов
Утверждено
Постановлением главы
самоуправления города
от 10.12.97 N 4689
Регламент
работы Администрации города
Петрозаводска
1. Общие
положения
1. Органом управления в городе
Петрозаводске является городская
администрация местного самоуправления
(далее Администрация), которая
осуществляет
исполнительно-распорядительные функции
на основании и во исполнение законов
Российской Федерации, актов Президента
Российской Федерации, правительства
Российской Федерации, Республики
Карелия, решений городского Совета,
принятых в пределах его полномочий,
обеспечивает права и законные интересы
органов местного самоуправления и
граждан.
2. Администрация подотчетна городскому
Совету, а также республиканской
администрации в пределах их
компетенций.
3. Деятельностью Администрации руководит
глава самоуправления города
Петрозаводска, который осуществляет
свои полномочия на принципах
единоначалия.
4. Органы и структурные подразделения
Администрации по всем вопросам своей
деятельности подчиняются главе местного
самоуправления.
5. Глава самоуправления города в пределах
своей компетенции издает постановления
и распоряжения. Руководители органов и
структурных подразделений
Администрации издают приказы. Акты Главы
и руководителей органов Администрации
вступают в силу с момента их подписания,
если иное не определено самим актом.
6. Глава местного самоуправления вправе
отменять приказы руководителей
структурных подразделений
Администрации.
7. Постановления и распоряжения главы
самоуправления города, приказы
руководителей органов Администрации,
принятые в пределах своей компетенции,
обязательны для исполнения
предприятиями, учреждениями,
организациями, должностными лицами и
гражданами.
8. Структура Администрации, размер
расходов на ее содержание утверждаются
городским Советом.
9. В отсутствие главы самоуправления
города его обязанности выполняет первый
заместитель.
10. При Главе действует
консультативно-аналитический орган
коллегия местного самоуправления.
II.
Подготовка и проведение заседаний
коллегии местного самоуправления
(далее по тексту Коллегии)
1. В
соответствии с Положением о коллегии
местного самоуправления, утвержденным
постановлениями главы от 10.01.95 N 09, от 11.01.96
N 64 и от 04.02.97 N 316, работу Коллегии
возглавляет Глава, а в его отсутствие -
первый заместитель главы
самоуправления.
2. Заседания Коллегии созываются один раз
в месяц, каждый третий вторник с 10 или 14
часов.
3. Организацию и проведение заседаний
обеспечивает управление делами.
Протокол заседания Коллегии ведет
заведующая протокольной частью, а в
отсутствие - ведущий специалист.
4. Вопросы на заседания Коллегии вносятся
в соответствии с планом ее работы. В
отдельных случаях с разрешения Главы
могут вноситься вопросы, не
предусмотренные планом.
5. Предложения в план работы Коллегии
вносят Глава, члены коллегии местного
самоуправления.
6. Проект повестки дня заседания коллегии
готовит управление делами на основе
справок к проектам постановлений
(решений) - по форме, представляемых за 7
календарных дней до заседания
ответственным за подготовку вопроса
лицом. Проект рассылается протокольной
частью вместе с материалами
(документами) Главе, членам коллегии,
прокурору города, юридическим отделам
горсовета и Администрации города, не
позднее, чем за 4 дня до заседания
Коллегии.
7. В заседаниях Коллегии принимают
участие:
депутаты городского Совета;
руководители структурных подразделений
Администрации, ведущие специалисты;
представитель прокуратуры, юр.службы
Совета и Администрации;
работники аппарата Администрации
города.
По приглашению главы местного
самоуправления в заседании могут
участвовать представители других
государственных органов и общественных
организаций города.
8. На заседания обязательно приглашаются
должностные лица, от которых
непосредственно зависит реализация
принимаемого документа.
Список приглашенных, их оповещение и
регистрацию обеспечивает тот комитет,
управление, отдел (или ответственное
лицо), кто готовит вопрос. Список
представляется в 3-х экземплярах,
отпечатанном виде. Первый экземпляр при
регистрации приглашенных (в день
заседания) уточняется и передается
председательствующему, второй - ведущему
протокол заседания.
9. Для подготовки вопроса на заседание
Коллегии могут создаваться комиссии, в
состав которых включаются специалисты
комитетов, управлений, отделов
Администрации, а также специалисты,
эксперты, представители предприятий,
учреждений и организаций города.
Комиссии готовят справки, рекомендации и
заключения по изучаемому вопросу.
Подготовку проектов постановлений
(распоряжений) Главы осуществляют
руководители комитетов, управлений,
отделов городской администрации.
10. Проекты указанных документов
визируются руководителем, юридической
службой, управляющим делами, а по
финансовым вопросам руководителем
финансового управления.
Проекты постановлений, распоряжений
обязательно должны быть согласованы с
организациями и должностными лицами,
которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к
вопросам, содержащимся в проекте
постановления (распоряжения) Главы,
завизированы юридической службой.
11. Материалы по обсуждаемым вопросам
должны отражать состояние дел,
конкретные меры и сроки по реализации
намеченного, определять лиц,
ответственных за исполнение, контроль,
учитывать ранее принятые документы.
12. Завизированные проекты постановлений
в количестве 17 экз., со справкой
согласования к проектам (установленной
формы) и другими необходимыми
материалами передаются в протокольную
часть Администрации в сроки,
установленные пунктом 6 раздела 2 данного
Регламента.
В справке к проекту постановления
указывается докладчик (фамилия, имя,
отчество полностью, должность, телефон) и
ориентировочное время, требующееся для
обсуждения вопроса.
Проекты постановлений, представленные с
нарушением установленного порядка
подготовки (без справок к проектам,
несогласованные с юристом, небрежно
оформленные и др.), возвращаются
управлением делами для доработки.
13. Вопросы, по которым материалы не
представлены в установленные сроки, в
повестку дня очередного заседания
коллегии не включаются. В отдельных
случаях, по решению главы, эти вопросы
могут быть обсуждены вне повестки, в
конкретно определенное время.
В случае неподготовленности планового
вопроса к обсуждению на заседании его
снятие или перенос на другое заседание
решается Главой.
14. Все рекомендации, высказанные при
обсуждении, фиксируются исполнителем
проектов и вносятся в документ в
процессе его доработки. Глава, с учетом
высказанных рекомендаций, издает свое
постановление по данному вопросу, в
котором в той или иной мере учитывает
мнение членов коллегии.
Срок доработки постановления
(распоряжения) устанавливает глава
местного самоуправления.
Доработанный документ визируется (с
указанием даты) руководителем комитета,
юристом, управляющим делами и передается
в протокольную часть. После подписания
его Главой документ тиражируется и
рассылается управлением делами в
течение 3-х дней.
III. О порядке
подготовки, прохождения распоряжений
(постановлений) Главы местного
самоуправления и
организации работы с ними в комитетах,
управлениях
и отделах администрации города
1.
Подготовку распоряжений (постановлений)
осуществляют руководители комитетов,
управлений, отделов и несут персональную
ответственность за качество
представленных документов.
2. В указанных документах должна быть
четко и кратко изложена суть вопроса, по
которому издается распоряжение
(постановление), указаны конкретные меры
по разрешению ситуации, определены
основные сроки их реализации,
должностные лица, ответственные за
исполнение намеченных мер, установлен
контроль.
3. Подготавливаемые распоряжения
(постановления) должны соответствовать
требованиям действующих законов РФ и
Республики Карелия.
При ссылке, в необходимых случаях, на
Закон, подзаконный или нормативный акты
указываются порядковый номер статьи,
полностью наименование закона или акта,
утвердившего, издавшего или принявшего
его органа, дата принятия (утверждения) и
номер.
4. Представляемые на подпись главе
документы должны быть согласованы с
организациями и должностными лицами,
которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к
вопросам, содержащимся в распоряжении
(постановлении), юридической службой
Администрации, а по финансовым вопросам -
руководителем финансового управления.
Визы о согласовании, с указанием даты,
при необходимости, расшифровкой подписи,
проставляются на первом экземпляре
документа ниже реквизита "подпись"
или на обороте последнего листа
документа. При наличии разногласий, они
заносятся в справку согласования
установленной формы и визируются с
пометкой "замечания прилагаются".
5. Замечания, связанные с применением
действующего законодательства,
оформляются работником юридической
службы в виде заключения, прилагаются к
документу с пометкой на первом
зкземпляре.
6. По устранении разногласий и замечаний
в количестве, необходимом для рассылки,
вместе со справкой о согласовании
передаются в протокольную часть (справка
хранится в протокольной части согласно
номенклатуре в течение 3-х лет).
Распоряжения (постановления),
подготовленные с нарушением настоящего
Регламента, возвращаются на доработку, с
резолюцией Главы (управляющего делами)
об устранении недоработок и сроках
представления документа на подпись.
7. Распоряжения (постановления)
представляются на подпись Главе
самоуправления города только работником
протокольной части.
После подписания распоряжения
(постановления) регистрируются
протокольной частью и передаются в
приемную управления делами для
рассылки.
В случаях, когда распоряжения
(постановления) не подписаны, они
дорабатываются в сроки, которые
устанавливает глава местного
самоуправления.
8. Документы (постановления и
распоряжения), поступающие в комитеты,
управления и отделы для сведения, работы,
организации контроля и т.д. должны
находиться в делах, заведенных в
соответствии с номенклатурами дел
подразделений и сохраняться в течение
всего времени действия этого
документа.
Ответственность за организацию
работы с постановлениями и
распоряжениями, их сохранностью,
своевременным уничтожением несут
руководители комитетов, управлений и
отделов.
9. В
10-дневный срок с момента издания,
постановления и распоряжения
направляются в городской Совет,
выборочно объединение профсоюзов и Базу
данных нормативных актов местного
самоуправления.
10. Первые (подписанные) экземпляры
постановлений и распоряжений
формируются в дела и хранятся в
протокольной части в течение года,
следующего за годом издания документа,
по истечении этого срока передаются в
архив Администрации (госхранение).
11. Снятие копий с постановлений и
распоряжений производится по запросам
(заявлениям) и личному заявлению главы
или управляющего делами и заверяются
должностным лицом, на хранении у
которого находится документ, с которого
снята копия.
IV. Издание приказов руководителей
органов администрации
1. Руководители комитетов и управлений
администрации для выполнения
управленческих функций издают приказы в
пределах своей компетенции.
2. При издании приказов руководители
структурных подразделений
руководствуются порядком, указанным в
разделе 2 настоящего Регламента.
3. Руководители комитетов, управлений и
самостоятельных отделов в своих
приказах не вправе поручать решение
каких-либо задач другим комитетам и
управлениям без их согласия на это. Такие
поручения могут производиться только
актами главы местного самоуправления.
4. Руководители комитетов, управлений
администрации при несогласии с приказом
руководителя другого структурного
подразделения, выходят с мотивированным
предложением к главе самоуправления
города об отмене такого.
V. Организация работы со служебными
документами
1. Служебные документы, поступающие в
управление делами администрации,
ежедневно до 11 часов анализируются.
Служебные документы, поступающие с визой
главы в приемные его заместителей и
председателей комитетов, должны, в тот же
день, до 11 часов, направляться в сектор
писем для регистрации и передачи на
исполнение.
2. Документы, не требующие рассмотрения
Главой, подлежат направлению в
структурные подразделения по
принадлежности и регистрации по месту их
рассмотрения.
3. Законодательные и распорядительные
акты Российской Федерации, Республики
Карелия и Петрозаводского городского
Совета регистрируются до рассмотрения
Главой. С его резолюцией направляются в
юридическую службу и, по ознакомлении,
передаются на исполнение согласно
резолюции Главы.
4. Документы предприятий, учреждений и
организаций, подлежащие рассмотрению
главой, регистрируются и представляются
главе, а затем с его резолюцией и
соответствующей отметкой в
регистрационной карточке, направляются
на исполнение.
5. Служебные документы исполняются в
сроки, установленные главой, или в
течение месяца со дня поступления.
6. Ежемесячно главе представляется
информация о состоянии работы со
служебными документами, организуются
периодические проверки этой работы в
структурных подразделениях
Администрации.
7. Исходящие служебные документы
подписываются главой, его заместителями
или руководителями структурных
подразделений и оформляются в
соответствии с Инструкцией по
делопроизводству и Единой
государственной системой
делопроизводства.
Письмо за подписью главы или его
заместителей должно быть отпечатано в
требуемом количестве экземпляров с
обязательным оформлением реквизита
"исполнитель".
Петрозаводскому городскому Совету,
вышестоящим представительным и
исполнительно-распорядительным органам,
правоохранительным и контролирующим
органам документы направляются только
за подписью главы местного
самоуправления, а в его отсутствие -
первого заместителя.
VI. Работа с
предложениями, заявлениями,
жалобами и организация приема граждан
1. Все
поступающие в администрацию города
предложения, заявления и жалобы граждан
регистрируются и учитываются. В секторе
писем и приема граждан регистрируются
заявления граждан на имя главы и его
первого заместителя и в тот же день
представляются руководству для
рассмотрения.
Заявления на имя заместителей Главы
регистрируются в соответствующих
приемных, на имя руководителей
самостоятельных подразделений -
непосредственно в этих подразделениях.
Ответственность за своевременность и
качество ответов несут руководители
подразделений.
2. На каждое обращение граждан в секторе
писем заполняется регистрационная
карточка по контролю за исполнением
резолюции руководителя и сроков
направления ответов заявителям.
3. Обращения граждан, разрешение которых
относится к ведению других организаций и
учреждений, направляются в
трех-пятидневный срок по принадлежности
с уведомлением об этом заявителей.
4. В соответствии с Законом "О порядке
рассмотрения предложений, заявлений и
жалоб граждан" письменные обращения
граждан разрешаются в срок до одного
месяца со дня поступления, а не требующие
дополнительного изучения и проверки -
беэотлагательно; но не позднее 15 дней со
дня регистрации.
В тех случаях, когда требуется
проведение специальной проверки,
истребование дополнительных материалов,
либо принятие других мер, срок
разрешения письменного обращения может
быть продлен руководством
администрации, но не более, чем на один
месяц с сообщением об этом лицу,
подавшему заявление.
Коллективные
жалобы, предложения, имеющие
социально-общественное значение, могут
вноситься на рассмотрение
коллегии местного самоуправления в
установленном порядке.
5.
Сектор писем осуществляет
предварительный контроль за сроками
рассмотрения обращений граждан,
заблаговременно (письменно или устно)
напоминает исполнителям о сроке
рассмотрения предложений, заявлений и
жалоб.
Поручения по письмам, рассматриваемым
Главой, берутся на контроль заведующим
сектором писем.
6. Ответы заявителям представляются
исполнителями на подпись руководству
администрации в отпечатанном виде и
оформленные в соответствии с
требованиями Инструкции по
делопроизводству, конкретные и со
ссылкой, в необходимых случаях, на
законодательство.
7. Основанием для снятия с контроля
письменного обращения может служить
резолюция руководства, ответ эаявителю,
справка проверки с указанием результата
рассмотрения и сделанном сообщении об
этом заявителю на месте, если последний
не требует письменного ответа.
8. Регистрационно-контрольные карточки
на предложения, заявления и жалобы
граждан, которые закончены
производством, хранятся в картотеке в
течение 3-5 лет (по годам).
Ответы Администрации на письменные
обращения граждан с приложением
соответствующих документов (жалобы и др.)
хранятся в делах в течение того же
периода.
Письменные обращения граждан и
переписка по ним (входящие и исходящие
документы) регистрируются в
установленном порядке.
Порядок организации приема граждан
9. Прием граждан, согласно утвержденному
графику ведут Глава, его заместители,
председатели комитетов, управляющий
делами.
10. Устные обращения граждан и решения по
ним регистрируются в соответствующих
картотеках приема граждан.
11. После окончания приема письменные
обращения граждан, оставленные для
разрешения руководством администрации,
регистрируются и исполняются в
установленном Законом порядке.
12. Итоги работы за полугодие, год с
обращениями, письмами и заявлениями
граждан заслушиваются на оперативном
совещании аппарата администрации и
руководителей городских служб.
Отчеты в органы государственного
управления представляются в
предусмотренные ими сроки и
установленной формы.
Прием депутатов по вопросам, связанным с
их депутатской деятельностью,
осуществляется всеми руководителями
подразделений Администрации
безотлагательно.
VII. Организация контроля в администрации
города
1. Руководители структурных
подразделений городской администрации
организуют исполнение и осуществляют
контроль за реализацией законов РФ, РК и
решений городского Совета,
постановлений, распоряжений и поручений
главы самоуправления, своих приказов.
2. Один раз в квартал на оперативном
совещании аппарата администрации и
руководителей городских служб
заслушивается информация сектора
контроля о ходе выполнения
постановлений, распоряжений и поручений
главы местного самоуправления.
2. Система контроля и проверки исполнения
внутри структурного подразделения
администрации определяется его
руководителем.
VIII. Организация работы
сотрудников
администрации города
1.
Организуют работу сотрудников
руководители комитетов и управлений,
заведующие отделами администрации
города, на основе утвержденных Положений
и должностных инструкций, данного
Регламента.
2. Структурные подразделения
администрации самостоятельно решают все
вопросы обеспечения деятельности их
аппарата, руководствуясь действующим
законодательством.
3. Деятельность любых общественных
организаций, кроме профсоюзных, в
городской администрации не
допускается.
Штатные работники органов администрации
в служебное время не могут заниматься
выполнением поручений каких-либо
общественных органов.
4. Руководители структурных органов
администрации разрабатывают, а Глава
утверждает штатные расписания и
Положения о подразделениях.
Самостоятельно руководители
подразделений администрации утверждают
должностные обязанности и инструкции
всех штатных работников, номенклатуру
дел и номенклатуру кадров.
5. Сотрудники городской администрации
содействуют средствам массовой
информации в получении ими необходимых
достоверных сведений.
Публикация принимаемых Главой
документов в печати, сообщения по радио и
телевидению производятся согласно
Уставу.
6. Руководители структурных
подразделений администрации с ведома
главы местного самоуправления или
одного из его заместителей, оказывают
содействие в работе представителям
правоохранительных и контролирующих
органов, действующим в пределах своей
компетенции на основании служебных
удостоверений, подтверждающих их
полномочия.
IХ. Содействие депутатам в
осуществлении их полномочий
1.
Депутат по предъявлению депутатского
удостоверения имеет право
беспрепятственного посещения любого
структурного подразделения
администрации города.
2. По вопросам депутатской деятельности
депутат пользуется правом
первоочередного приема руководителями
администрации и ее структурных
подразделений.
3. В целях содействия депутатам
городского Совета администрация:
3.1. Информирует депутатов о своей
деятельности, о ходе выполнения планов
экономического и социального развития и
бюджета города, о мерах, принятых по
запросам, критическим замечаниям и
предложениям.
3.2. Безотлагательно предоставляет
депутатам запрашиваемые для
ознакомления документы и сведения, дает
ответы на его обращения. О необходимости
дополнительной проверки депутату
сообщается в трехдневный срок, а
окончательный ответ дается в месячный
срок со дня получения его обращения.
3.3. Рассматривает на заседаниях коллегии
местного самоуправления предложения
депутатов по вопросам их депутатской
деятельности и предварительно извещает
(не менее чем, за 3 дня) депутатов об
этом.
Х. Проведение
служебных и производственных
совещаний, учебных семинаров
1.
Проведение семинаров, совещаний,
заседаний осуществляется в соответствии
с перспективным, квартальным и
календарными планами работы
администрации города.
2. Оперативное совещание первым
заместителем главы местного
самоуправления проводится каждый
понедельник в присутствии заместителей
главы, руководителей комитетов,
управлений, отделов и руководителей
подведомственных предприятий и служб. На
совещания могут быть приглашены и другие
руководители и должностные лица по
указанию первого заместителя главы.
К подготовке и проведению совещаний,
заседаний привлекаются соответствующие
комитеты, управления и отделы
администрации. Заведующий сектором
контроля оформляет протокол
оперативного совещания.
3. Учет поручений главы и контроль за их
исполнением осуществляет заведующий
сектором контроля.
4. Вызов руководителей комитетов и
управлений администрации, а также
руководителей предприятий, учреждений и
организаций города на другие совещания
или семинары, проводимые в
Администрации, осуществляется по
согласованию с главой самоуправления
города.
ХI. Выполнение машинописных и
множительных работ
1. Печатание и размножение служебных
документов на пишущих машинках,
компьютерах и множительных аппаратах
производится через управление делами, а
также специалистами приемных комитетов,
управлений и отделов администрации.
Материалы, проходящие через
машинописное бюро, должны иметь визу
управляющего делами или его
заместителя.
2. Документы для печатания на пишущих
машинках и компьютерах должны быть
написаны разборчиво и аккуратно
чернилами. В верхнем левом углу первой
странницы исполнителем указывается
количества экземпляров, фамилия, дата.
3. На оборотной стороне последней
странницы документа указывается фамилия
исполнителя, телефон, количество
экземпляров, инициалы машинистки или
секретаря-машинистки приемной.
4. Отпечатанные документы считываются и
визируются исполнителем на том
экземпляре, который остается на хранении
в администрации. Рассылка документов
контролируется управлением делами
администрации, секретарями-машинистками
приемных структурных подразделений.
Машинописные работы выполняются по трем
категориям срочности: весьма срочные,
срочные и обычные.
"Весьма срочные" работы выполняются
при наличии резолюции управляющего
делами или его заместителя в течение
трех часов, "срочные" - в течение
суток, "обычные" - в течение трех
дней.
ХII.
Организация хранения и
использования документов
1.
Оперативное хранение документов
осуществляют ответственные за
делопроизводство в структурных
подразделениях администрации города.
Дела для хранения передаются по
истечении установленного срока их
хранения структурным подразделением (2
года) в архив администрации.
Дела временного хранения принимаются в
архив по усмотрению руководства
администрации или остаются в
подразделениях до уничтожения
2. Документальный фонд архива
администрации включает:
2.1. Документы, образовавшиеся в
деятельности городского Совета, его
постоянных комиссий, коллегии местного
самоуправления, структурных
подразделений администрации, комиссий
администрации.
2.2. Дела по личному составу
ликвидированных детских дошкольных
учреждений и школ.
3. Архив администрации принимает дела по
описям дел. Сроки и порядок сдачи
документов в архив определяются
графиком. График составляется архивом,
согласовывается с руководителями
структурных подразделений и
утверждается управляющим делами
администрации.
4. Дела, сданные в архив на хранение, могут
выдаваться для служебного пользования
под расписку (кроме установленных
ограничений). Выдача архивных дел
осуществляется только с разрешения
управляющего делами.
5. Ответственность за сохранность и
правильность использования документов и
содержащейся в них информации несут
работники, использующие документы.
Зам.управляющего
делами администрации Г.Т.Брун
рассылка
