Подсистема СУ НТД «Контроль оборота: Ознакомление»

Легитимность использования подсистемы
СУ НТД "Контроль оборота: Ознакомление"  на предприятии

     Согласно части 2 статьи 22 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) работодатель обязан обеспечить ознакомление всех работников организации под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников.
     
     Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
     
     Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот, определен статьей 22_2 ТК РФ.      
     
     Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы).  Внимание! Указанные положения об электронном документообороте НЕ применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (статья 22_1 ТК РФ).     
     
     Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (статья 22_1 ТК РФ).    
     
      Статьей 22_2 ТК РФ и  Руководством по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, утвержденным приказом Роструда от 11.11.2022 N 253 (далее - Руководство),  установлено, что приеме на работу ознакомление лица, поступающего на работу, до подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, МОЖЕТ осуществляться в электронной форме.    
     
       Для подписания электронных документов работник (лицо, поступающее на работу) использует электронные подписи (см. раздел "Использование электронных подписей разного вида работниками" Руководства).      
          

     
     Электронная подпись -  информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (статья 2 Закона об электронной подписи).
     
     Виды электронной подписи согласно статье 5 Закона об электронной подписи:  простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.
     
     Простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. ПЭП формируется с помощью вашей учетной записи. Она подтверждает, что сообщение или документ подписаны конкретным человеком, но не гарантирует их неизменность после этого.
     
     Участники взаимодействия применяют ПЭП по соглашению или в установленных законом случаях.
     
     Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) - это цифровой аналог собственноручной подписи. Применяется, если стороны заключили соглашение об этом или так указано в законе. В таких случаях документы, подписанные от руки или с помощью УНЭП, имеют равную юридическую силу.
     
     Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - это цифровой аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать любые документы без предварительной договоренности с другой стороной.
          
     Некоторые виды документов могут быть подписаны (ознакомление под подпись) только с помощью УНЭП/УКЭП:
     
     - трудовой договор;

     - договор о материальной ответственности;

     - ученический договор;
     - договор на образование без отрыва или с отрывом от работы;
     - внесение изменений в вышеуказанные документы;     
     - согласие на перевод;
     - заявление об увольнении;
     - отзыв заявления об увольнении;
     - ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора и приказом о применении дисциплинарного взыскания.
     (Статья 22_3 ТК РФ).
     
      В остальных случаях при подписании (ознакомление под подпись) электронных документов работник вправе использовать простую электронную подпись (ПЭП). Но при этом соглашением сторон трудового договора должны быть установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.
     
     Ознакомление с документами в подсистеме СУ НТД "Контроль оборота: Ознакомление" является эквивалентом ознакомлению сотрудников с документами с помощью простой электронной подписи (ПЭП), потому что цифровая платформа "Техэксперт" позволяет идентифицировать пользователя в системе по его персональным логинам и паролям.
     
     В таком случае работодателю остается внедрить электронный документооборот (далее также - ЭД).
     

Внедрение электронного документооборота на предприятии

     
     Чтобы перейти на ЭД,  работодателю необходимо:
     
     1) принять решение о переходе на ЭД, определить срок введения ЭД (решение может быть оформлено отдельным приказом (распоряжением)).      
     

          
     2) разработать, согласовать, утвердить локальный нормативный акт об ЭД (или включить положения об ЭД в уже существующий локальный акт).      
         
     3) уведомить работников о переходе работодателя на ЭД и об их праве (но не обязанности) перехода на ЭД (сроки уведомления устанавливаются работодателем самостоятельно в локальном акте);
     
     

     
     4) получить согласие работников на переход на ЭД;
     
     5) обеспечить работников учетными записями к СУ НТД "Техэксперт" и обеспечить требования к соблюдению конфиденциальности данных учетных записей.
     
     6) Порядок ознакомления с указанными актами работодатель определяет самостоятельно.
     
     Электронный документооборот внедрён - работодатель может знакомить своих сотрудников с определенными видами документов с  помощью СУ НТД и ее подсистемы "Контроль оборота НД: Ознакомление".
     

Преимущества использования подсистемы "Контроль оборота НД: Ознакомление"

     
     Работодатель не несет расходы на получение электронной подписи для работников (в случае ее отсутствия у работника),  в отличие от получения УНЭП и УКЭП.
     
     Для ознакомления сотрудников с внешними нормативными документами достаточно обеспечить сотрудников рабочими местами ИСС (кроме внедрения и сопровождения подсистемы "Контроль оборота НД: Ознакомление").
     
     Экономится время сотрудника и ответственного за ознакомление с отдельными видами документов на сбор подписей от руки. Подробнее об выгодах использования подсистемы «Контроль оборота НД» смотри в позиционировании системы.
     
     Для ознакомления с внутренними нормативными документами (за рядом указанных исключений) не требуется  дополнительных затрат (кроме внедрения и сопровождения подсистемы "Контроль оборота НД: Ознакомление").
          
     Таким образом, работодатель может в своей информационной системе (в подсистеме «Контроль оборота НД: Ознакомление») осуществлять ознакомление работников под подпись в электронном формате с использованием ПЭП в отношении должностных инструкций, положений о подразделениях, внутренних стандартов, иных документов, связанных с трудовой деятельностью работников, исключая:

     - трудовой договор;

     - договор о материальной ответственности;

     - ученический договор;
     - договор на образование без отрыва или с отрывом от работы;
     - внесение изменений в вышеуказанные документы;     
     - согласие на перевод;
     - заявление об увольнении;
     - отзыв заявления об увольнении;
     - ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора и приказом о применении дисциплинарного взыскания.
     (Статья 22_3 ТК РФ).