Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .

Рекомендуем также ознакомиться с Руководством по выводу форм отчетности на печать.

Примерная форма

Правила актуализации фонда нормативной правовой и технической документации организации

Данные Правила могут включаться в документ системы менеджмента качества организации или применяться как самостоятельный документ.

Положения Правил не противоречат требованиям следующих нормативных документов:

Критерии аккредитации, утвержденные приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 N 707;

ГОСТ Р 53755-2020/ISO/TS 22003:2013 Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента безопасности пищевой продукции;

ГОСТ Р 56577-2015 Системы менеджмента качества органов власти. Требования;

ГОСТ Р 57093-2016 (ИСО/МЭК 17025:2005) Требования к испытательным лабораториям (центрам) железнодорожной продукции;

ГОСТ Р 58139-2018 Системы менеджмента качества. Требования к организациям автомобильной промышленности;

ГОСТ Р 58338-2018 Системы менеджмента качества организаций авиационной, космической и оборонной промышленности. Требования к дистрибьюторам продукции;

ГОСТ Р 58691-2019 Взрывоопасные среды. Системы менеджмента качества организаций, осуществляющих монтаж и первичную проверку электроустановок для применения во взрывоопасных средах. Требования;

ГОСТ Р 58694-2019 Взрывоопасные среды. Системы менеджмента качества организаций, осуществляющих проверку и техническое обслуживание электроустановок для применения во взрывоопасных средах. Требования;

ГОСТ Р 58696-2019 Взрывоопасные среды. Системы менеджмента качества организаций, осуществляющих ремонт и восстановление электроустановок для применения во взрывоопасных средах. Требования;

ГОСТ Р 58876-2020 Системы менеджмента качества организаций авиационной, космической и оборонной отраслей промышленности. Требования;

ГОСТ Р ИСО 15189-2015 Лаборатории медицинские. Частные требования к качеству и компетентности;

ГОСТ Р ИСО 30301-2014 Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования;

ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Системы менеджмента качества. Требования;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17020-2012 Оценка соответствия. Требования к работе различных типов органов инспекции;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17024-2017 Оценка соответствия. Общие требования к органам, проводящим сертификацию персонала;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17065-2012 Оценка соответствия. Требования к органам по сертификации продукции, процессов и услуг;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27006-2020 Информационные технологии (ИТ). Методы и средства обеспечения безопасности. Требования к органам, осуществляющим аудит и сертификацию систем менеджмента информационной безопасности;

ГОСТ ISO Guide 34-2014 Общие требования к компетентности изготовителей стандартных образцов;

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий;

ГОСТ ISO/IEC 17043-2013 Оценка соответствия. Основные требования к проведению проверки квалификации.

Формирование и ведение фонда документов внешнего происхождения

Формирование, пополнение и ведение фонда документов внешнего происхождения осуществляется через профессиональную справочную систему "Техэксперт" за исключением нормативных и методических документов, защищенных законодательством об авторском праве, которые должны приобретаться у правообладателей на условиях правообладателей.

Имеющиеся иные документы внешнего происхождения на бумажных носителях также включаются в фонд документов внешнего происхождения.

Электронный Реестр нормативных и методических документов внешнего происхождения с отражением информации о последних изменениях расположен в папке "НТД", расположенной на общем сервере (на ПЭВМ менеджера по качеству). В этой же папке находятся актуальные электронные копии документов из профессиональной справочной системы "Техэксперт" и сканированные копии документов на бумажных носителях, включенных в Реестр. В верхнем колонтитуле каждого экземпляра электронного документа должна быть указана дата проверки актуальности этого документа.

Папка "НТД" и ее контент должны быть защищены от непреднамеренных изменений путем разграничения доступа к контенту и установления файлам атрибута "Только чтение" для пользователей. Права на изменение контента должен иметь менеджер по качеству (и администратор локальной сети).

Документы внешнего происхождения на бумажных носителях включаются в Реестр с указанием наименования поставщика, реквизитов договора на поставку, а также периодичности и способа проверки актуальности.

При использовании только бумажных рабочих копий документов внешнего происхождения на бумажных носителях в Реестре делается отметка об отсутствии сканированной копии документа.

На титульном листе каждой бумажной рабочей копии должны быть указаны дата копирования и дата последней проверки актуальности документа (в соответствии с информацией из Реестра). Все бумажные рабочие копии подлежат учету в соответствии с установленным порядком.

Актуализация документов внешнего происхождения

Ответственность за актуализацию документов внешнего происхождения возложена на менеджера по качеству.

2.1 Актуализация документов внешнего происхождения в составе профессиональной справочной системы "Техэксперт" осуществляется в соответствии с Договором об оказании услуг по сопровождению профессиональной справочной системы "Техэксперт" с официальным представителем правообладателя ПСС "Техэксперт" - АО "Кодекс".

2.2 Актуализация документов внешнего происхождения, приобретенных у их правообладателей или в организациях, уполномоченных на распространение официальных изданий таких документов, проводится в соответствии с условиями договоров на поставку или с условиями абонементного обслуживания.

Если в договоре на поставку не установлено обязательство поставщика об информировании о наличии изменений к документам, то следует выбрать и указать в Реестре иные способы проверки актуальности документов, среди которых:

- проверка сведений на сайте организации-поставщика или на официальном сайте органа власти, утвердившего документ;

- официальный запрос поставщику;

- запрос поставщику по электронной почте или по телефону.

Предпочтительные способы актуализации документов и их периодичность устанавливаются в соответствии с порядком, установленным для конкретной группы документов их поставщиком или соответствующим нормативным актом.

2.3 Обнаруженные при проверке неактуальные электронные копии документов из профессиональной справочной системы "Техэксперт" и сканированные копии документов на бумажных носителях удаляются из папки "НТД", расположенной на общем сервере (на ПЭВМ менеджера по качеству), и заменяются актуальными копиями.

В верхнем колонтитуле актуальных электронных копий документов из профессиональной справочной системы "Техэксперт" и сканированных копий документов на бумажных носителях изменяется дата проверки актуальности документа.

Применение документов внешнего происхождения, включенных в Реестр нормативных и методических документов внешнего происхождения

На каждого сотрудника при приеме на работу оформляется Лист ознакомления с нормативными и методическими документами внешнего происхождения, в котором регистрируется факт и дата ознакомления конкретного сотрудника с нормативными и методическими документами в части, касающейся его функций, а также с имеющимися системами доступа к актуальным базам документов. Листы ознакомления подшиваются (вкладываются) в папку со сведениями о персонале организации. При перемещении на другую должность проводится повторное ознакомление с соответствующей регистрацией. Ответственность за ознакомление возложена на менеджера по качеству.

Сотрудники, работающие с нормативными и методическими документами внешнего происхождения, должны быть обеспечены прямым доступом к профессиональной справочной системе "Техэксперт". При отсутствии доступа к сети "Интернет" каждый сотрудник должен иметь свободный доступ к актуализированной электронной копии в папке "НТД", расположенной на общем сервере (на ПЭВМ менеджера по качеству). При необходимости руководитель подразделения (ответственный сотрудник) получает у менеджера по качеству необходимое количество учтенных рабочих копий на бумажных носителях или распечаток электронных документов из папки "НТД", на которых должны быть указаны дата проверки актуальности документа и дата его печати на бумаге. Сотрудникам запрещается иметь на руках экземпляры нормативных и методических документов внешнего происхождения на бумажном или электронном носителе без указания даты проверки актуальности документа и даты его печати на бумаге.

Менеджер по качеству ведет учет выданных рабочих копий в журнале регистрации с регистрацией даты создания рабочих копий, подразделений, которым были выданы рабочие копии, и количества выданных рабочих копий. Руководитель подразделения (ответственный сотрудник) при получении для своего подразделения учтенных рабочих копий расписывается в журнале регистрации.

Менеджер по качеству устанавливает периодичность проверки актуальности для отдельных групп документов внешнего происхождения в зависимости от условий договора поставки или условий абонементного обслуживания, или от заявленных правообладателем (распространителем) периодов пересмотра документов и проверяет актуальность этих групп документов в соответствии с установленной периодичностью.

Не реже одного раза в неделю менеджер по качеству проверяет наличие изменений нормативных и методических документов внешнего происхождения с неустановленной периодичностью актуализации, а также опубликование новых документов, распространяющихся на деятельность организации.

При обнаружении изменений документов, включенных в Реестр нормативных и методических документов внешнего происхождения, менеджер по качеству должен произвести уведомительную рассылку по электронной почте всем сотрудникам. Сотрудникам запрещается применять выданные им ранее рабочие копии на бумажных носителях и распечатки электронных документов из папки "НТД" после уведомительной рассылки о наличии изменений этих документов. Сотрудники должны сдать неактуальные рабочие копии на бумажных носителях и распечатки электронных документов из папки "НТД" руководителю подразделения (ответственному сотруднику).

При обнаружении новых документов, распространяющихся на деятельность организации, менеджер по качеству должен произвести рассылку по электронной почте руководителю службы стандартизации и руководителям заинтересованных подразделений и инициировать деятельность по разработке плана организационно-технических мероприятий по внедрению в организации новых документов.