ПОСТОЯННОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 января 2025 года N 3/ППРК-П


Об организации и проведении работ с документами ограниченного доступа, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, в том числе в электронной форме

     В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологий и о защите информации" и другими нормативно-методическими документами по защите информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, в том числе обрабатываемой в информационных системах исполнительных органов Республики Карелия, приказываю:

     1. Утвердить Положение о порядке организации и проведения работ с документами ограниченного доступа, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее ДСП), в том числе в электронной форме (приложение N 1), Перечень сведений ограниченного доступа, не содержащих государственную тайну (приложение N 2).

     2. Определить допущенными к работе с документами с пометкой "ДСП" заместителей Постоянного представителя Республики Карелия при Президенте Российской Федерации и консультантов Постоянного представительства Республики Карелия при Президенте Российской Федерации, осуществляющими первичный прием, учет (регистрацию) входящих и исходящих документов с пометкой "ДСП", передачу документов с пометкой "ДСП" исполнителям для работы, контроль за возвратом документов с пометкой "ДСП" на архивное хранение, снятие пометки "ДСП" с документа, санкционированное уничтожение документов с пометкой "ДСП".

     3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

И.о. Постоянного представителя
Республики Карелия
при Президенте Российской Федерации
М.Г.КУЗЬМИНА

Приложение N 1

Утверждено
приказом
от 16 января 2025 г. N 3/ППРК-П

ПОЛОЖЕНИЕ ПОСТОЯННОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА, НЕ СОДЕРЖАЩИМИ СВЕДЕНИЯ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ, В ТОМ ЧИСЛЕ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

     1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и проведения работ с документами ограниченного доступа, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, в том числе в электронной форме, в Постоянном представительстве Республики Карелия при Президенте Российской Федерации (далее Представительство).

     2. Документы ограниченного доступа, не содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в Представительстве маркируются ограничительной пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП).

     К документам ДСП относится:

     - входящая корреспонденция ограниченного доступа, не содержащая сведения составляющие государственную тайну, поступившая в адрес Представительства;

     - исходящая корреспонденция и иные документы Представительства, доступ к которым ограничен на основании Перечня сведений ограниченного доступа, не содержащих государственную тайну (конфиденциального характера) (далее - Перечень).

     В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Федерального закона N 149-ФЗ не может быть ограничен доступ к:

     1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

     2) информации о состоянии окружающей среды;

     3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

     4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

     5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

     Относимость сведений, содержащихся в документе, к сведениям ДСП, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ в соответствии с перечнем.

     Ограничительная пометка, номер экземпляра и пункт перечня проставляются в правом верхнем углу первой страницы (выше реквизита документа "адресат") каждого документа, содержащего сведения ограниченного доступа.

     3. Руководитель Представительства в пределах своей компетенции определяет:

     порядок передачи документов ДСП другим органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти Республики Карелия, органам местного самоуправления и организациям;

     порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с документов ДСП, изготовленных в Представительстве;

     порядок организации защиты документов ДСП;

     порядок проведения анализа материалов (сведений) на предмет наличия (отсутствия) в них сведений ДСП.

     4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к документам ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

     5. Документы ДСП являются информацией ограниченного доступа и не подлежат разглашению, а также пересылке по открытым каналам связи.

     Запрещается пользоваться сведениями из документов ДСП для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, размещению в сети Интернет, экспонировать такие документы на выставках, демонстрировать их на стендах, совершать иные действия, направленные на получение информации содержащейся в документе ДСП неопределенному кругу лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

     К работе с документами ДСП допускаются должностные лица Представительства, имеющие к ним непосредственное отношение или получившие право на доступ к информации на основании резолюции руководителя Представительства.

     Лица, получившие доступ к документам ДСП, обязаны соблюдать конфиденциальность такой информации и не раскрывать третьим лицам данные сведения без санкции соответствующего должностного лица органа государственной власти, органа местного самоуправления и организации, предоставившей данные сведения.

     6. Лица, допустившие разглашение сведений в документах ДСП, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

     7. Прием и учет (регистрация) документов ДСП, осуществляются консультантами Представительства, которым поручен прием и учет несекретной документации.

     8. Документы ДСП:

     печатаются консультантами Представительства, которым поручен прием и учет несекретной документации или в подразделениях подведомственного учреждения, уполномоченных руководителем Представительства. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, распечатавшего документ, дата печатания документа, носитель информации, с которого печатался документ. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

     учитываются в книгах и журналах учета документов с пометкой "Для служебного пользования", как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа ДСП, добавляется пометка "ДСП";

     передаются работникам под расписку;

     пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

     размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя Представительства или уполномоченного им лица. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

     хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах) в помещениях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

     9. При необходимости направления документов ДСП в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем Представительства.

     10. Исполненные документы ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

     11. Отбор и уничтожение документов ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производятся по акту комиссией в составе не менее трех лиц, в том числе работника, ответственного за их учет.

     В акте в обязательном порядке указывается состав комиссии по уничтожению документов ДСП, наименование и их учетные номера, количество и номера экземпляров, общее количество листов документов, способ уничтожения.

     Акт составляется в одном экземпляре, последний лист подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии. Акт уничтожения утверждается лицом, назначившим комиссию.

     12. Передача документов ДСП, от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя Представительства.

     13. При смене работника, ответственного за учет документов, содержащих сведения ДСП, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем Представительства.

     В акте в обязательном порядке указываются наименования и номера передаваемых дел, книг и журналов учета документов ДСП, с указанием количества листов в них.

     14. Проверка наличия документов и дел, содержащих сведения ДСП, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя Представительства.

     Результаты проверки оформляются актом.

     15. При необходимости передачи информации, содержащей сведения ДСП, в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации, передача осуществляется по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации, ведущемуся по форме: номер по порядку, учетный номер документа или информации (при наличии), наименование (краткое содержание) документа (информации), название, объем и формат файла, фамилия, дата и подпись лица, разрешившего передачу, учетный номер машинного носителя информации, с которого она скопирована, фамилия, дата и подпись лица, передавшего ее, учетный номер машинного носителя информации, на который информация скопирована, фамилия, дата и подпись лица, получившего информацию.

     Передача информации, содержащей сведения ДСП, на машинных носителях информации осуществляется по журналу учета передачи файлов на машинные носители информации работниками, которым поручен прием и учет несекретной документации.

     Передача информации, содержащей сведения ДСП, на машинных носителях информации между органами государственной власти осуществляется по сопроводительным документам, в которых указываются необходимые учетные данные передаваемых машинных носителей информации и информации на них и при необходимости условия и ограничения по использованию этой информации.

     Передача информации, содержащей сведения ДСП, с использованием информационных систем осуществляется при условии выполнения требований нормативных правовых актов Российской Федерации в области защиты информации.

     16. О фактах утраты документов ДСП, либо разглашения такой информации ставится в известность руководитель Представительства и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Представительства, назначившему комиссию.

     На утраченные документы ДСП, составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

     17. При снятии пометки "ДСП" на документах и делах, а также в учетных формах, в том числе в информационных системах, делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

Приложение N 2
Утверждено приказом
от 16 января 2025 г. N 3/ППРК-П

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА, НЕ СОДЕРЖАЩИХ СВЕДЕНИЙ, СОСТАВЛЯЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННУЮ ТАЙНУ ПОСТОЯННОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАРЕЛИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ