ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА СЕВАСТОПОЛЯ

ПРИКАЗ

от 8 декабря 2022 года N 63


Об утверждении Программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2023 год

(с изменениями на 23 октября 2023 года)

(в ред. Приказов Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 14.03.2023 N 6, от 18.04.2023 N 11, от 23.10.2023 N 44)

В соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2021 N 990 "Об утверждении Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям", Уставом города Севастополя, Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", постановлением Правительства Севастополя от 17.09.2021 N 438-ПП "О региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле", в целях предупреждения нарушений обязательных требований федерального законодательства и законодательства города Севастополя об архивном деле приказываю:

1. Утвердить Программу профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2023 год согласно приложению.

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Директор Департамента
М.В.ЧИГАРЕВ

Утверждена
приказом
Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 08.12.2022 N 63

ПРОГРАММА ПРОФИЛАКТИКИ РИСКОВ ПРИЧИНЕНИЯ ВРЕДА (УЩЕРБА) ОХРАНЯЕМЫМ ЗАКОНОМ ЦЕННОСТЯМ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ РЕГИОНАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА) ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ НА 2023 ГОД

(в ред. Приказов Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 14.03.2023 N 6, от 18.04.2023 N 11, от 23.10.2023 N 44)

Настоящая Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле разработана в соответствии с Правилами разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2021 N 990.

Раздел 1. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ ПОДКОНТРОЛЬНОЙ СФЕРЫ

Полномочия по осуществлению в городе Севастополе регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением обязательных требований, установленных федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами города Севастополя и иными нормативными правовыми актами города Севастополя, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории города Севастополя (далее - обязательные требования, законодательство об архивном деле) осуществляет Департамент управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент, контрольный орган) в соответствии с Положением о Департаменте, утвержденным постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 569-ПП. Структурным подразделением Департамента, непосредственно осуществляющим региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле (далее - региональный государственный контроль (надзор)), является Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление).

Контролируемыми лицами являются юридические лица, их руководители и иные должностные лица, индивидуальные предприниматели, Государственное казенное учреждение "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя").

По состоянию на 01.10.2022 в Севастополе общее количество контролируемых лиц, деятельность которых подлежит контролю за соблюдением законодательства об архивном деле, составляет 16 организаций.

Контрольные (надзорные) мероприятия проводятся в соответствии с утвержденными планами проведения контрольных (надзорных) мероприятий, а также при наличии предусмотренных законодательством оснований для проведения внеплановых контрольных (надзорных) мероприятий.

До 1 октября 2021 года региональный государственный контроль осуществлялся в соответствии с Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

С 1 октября 2021 года со вступлением в силу постановления Правительства Севастополя от 17.09.2021 N 438-ПП "О региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле" (далее - постановление Правительства Севастополя N 438-ПП) региональный государственный контроль (надзор) осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 248-ФЗ), Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденного постановлением Правительства Севастополя N 438-ПП (далее - Положение о государственном контроле (надзоре)).

В 2020 году с целью оптимизации деятельности контролирующих органов всех уровней в целях защиты здоровья населения и нераспространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) на территории Российской Федерации, поддержки и обеспечения законных интересов субъектов предпринимательской и иной экономической деятельности введены ограничения на проведение плановых проверок юридических лиц, установлены критерии, определяющие возможность проведения внеплановых проверок юридических лиц. В связи с введенными ограничениями плановые и внеплановые проверки (с целью проверки исполнения ранее выданных предписаний) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей в 2020 году не проводились.

В 2021 году проведено 7 плановых проверок в отношении юридических лиц (государственных учреждений и предприятий). При проведении всех плановых проверок в 2021 году выявлены нарушения обязательных требований, выданы предписания об устранении нарушений.

В 2022 году в связи с ограничениями, введенными постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2022 N 336 "Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - постановление Правительства РФ N 336) все плановые проверки, внесенные в план на 2022 год решением Департамента от 14.03.2022 N 4, из плана исключены, плановые проверки не проводились.

В течение 2020 - 2022 годов обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, средств массовой информации, содержащих сведения о нарушениях законодательства об архивном деле в городе Севастополе, не поступало. Поводов, которые могли бы послужить основанием для проведения внеплановых проверок (за исключением проверок исполнения ранее выданных предписаний), не выявлено. Внеплановые проверки в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по заявлениям граждан в течение 2020 - 2022 годов не проводились.

В 2022 году (до вступления в силу постановления Правительства РФ N 336) проведена 1 внеплановая проверка юридического лица (государственное учреждение) с целью контроля исполнения предписания, ранее выданного. Проверкой установлено, что замечания, указанные в предписании, устранены в полном объеме.

Постановлением Правительства Севастополя от 10.03.2022 N 77-ПП в Положение о региональном государственном контроле (надзоре) внесены изменения, в том числе перечень видов объектов контроля дополнен видом:

"деятельность, действия (бездействие) контролируемых лиц по обеспечению комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении у контролируемых лиц (деятельность организации)".

В соответствии с требованиями Федерального закона N 248-ФЗ, Положения о региональном государственном контроле (надзоре) приказами Департамента от 22.02.2022 N 10, от 16.09.2022 N 45 по пяти видам объектов контроля утверждены формы проверочных листов (списков контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований законодательства) (далее - проверочные листы).

С целью осуществления контролируемыми лицами самоконтроля формы проверочных листов размещены в подразделе "Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле" раздела Департамента в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" (https://dud.sev.gov.ru/regionalnyi-gosudarstvennyy-kontrol-nadzor-za-soblyudeniem-zakonodatelstva-ob-arkhivnom-dele/proverochnye-listy).

При осуществлении регионального государственного контроля (надзора) применяется риск-ориентированный подход. Положением о контроле утверждены критерии отнесения объектов контроля к категориям риска и периодичность проведения плановых контрольных (надзорных) мероприятий для каждой категории риска.

Приказом Департамента от 23.08.2022 N 39 "Об отнесении объектов контроля к категориям риска при осуществлении в городе Севастополе регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле" объекты контроля в соответствии с критериями отнесены к соответствующим категориям риска.

Для предотвращения рисков нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле ежегодно Управлением проводятся профилактические мероприятия: профилактические визиты, семинары, совещания, консультации (в том числе методическая и практическая помощь) по вопросам организации делопроизводства и ведения архива организации, составления нормативных и методических документов, упорядочения дел. Мероприятия проводятся как в Управлении, так и с выездом по месту осуществления деятельности контролируемых лиц.

В течение 2022 года (по состоянию на 01.10.2022) проведено 6 профилактических визитов в государственные учреждения и предприятия, объекты которых отнесены к значительной категории риска. Все профилактические визиты проводились в очном формате, в ходе визитов контролируемые лица информировались об обязательных требованиях, предъявляемых к принадлежащим ему объектам контроля, их соответствии критериям риска, основаниях и о рекомендуемых способах снижения категории риска, а также о видах, содержании и об интенсивности контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых в отношении объекта контроля исходя из его отнесения к соответствующей категории риска. По итогам профилактических визитов составлены справки, в которых контролируемым лицам даны конкретные рекомендации по устранению нарушений обязательных требований, признаки которых обнаружены при проведении мероприятий.

Согласно сведениям паспортизации архивов организаций по состоянию на 01.01.2022 у контролируемых лиц на хранении находится свыше 3500 дел постоянного хранения - документов Архивного фонда Российской Федерации и более 16000 дел по личному составу. Данное количество дел динамически изменяется в связи с ежегодным проведением экспертизы ценности документов.

Раздел 2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ

Целями проведения профилактических мероприятий являются:

- предотвращение рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям;

- устранение существующих и потенциальных условий, причин и факторов, способствующих возможному нарушению обязательных требований законодательства об архивном деле и причинению вреда охраняемым законом ценностям;

- формирование модели социально ответственного, добросовестного, правового поведения контролируемых лиц, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям, сокращение нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле;

- предупреждение нарушений обязательных требований (снижение числа нарушений обязательных требований) законодательства об архивном деле;

- создание инфраструктуры профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям, включая разъяснения контролируемым лицам обязательных требований законодательства об архивном деле;

- повышение прозрачности системы контрольной (надзорной) деятельности.

Проведение профилактических мероприятий позволит решить следующие задачи:

- выявление причин, факторов и условий, способствующих причинению вреда охраняемым законом ценностям и нарушению обязательных требований законодательства об архивном деле, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения;

- устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному причинению вреда охраняемым законом ценностям и нарушению обязательных требований законодательства об архивном деле;

- определение перечня видов и сбор статистических данных, необходимых для организации профилактической работы;

- создание системы консультирования контролируемых лиц, в том числе с использованием современных информационно-телекоммуникационных технологий;

- повышение уровня правовой грамотности контролируемых лиц, в том числе путем обеспечения доступности информации об обязательных требованиях законодательства и необходимых мерах по их исполнению;

- повышение квалификации кадрового состава контрольного органа.

Ожидаемые конечные результаты реализации Программы:

- снижение рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям;

- увеличение доли законопослушных контролируемых лиц;

- развитие системы профилактических мероприятий, внедрение различных способов профилактики нарушения обязательных требований;

- разработка и внедрение технологий профилактической работы внутри контрольного органа;

- разработка образцов эффективного, законопослушного поведения контролируемых лиц;

- обеспечение квалифицированной профилактической работы, проводимой Департаментом;

- повышение прозрачности деятельности Департамента при осуществлении регионального государственного контроля (надзора);

- уменьшение административной нагрузки на контролируемых лиц;

- повышение уровня правовой грамотности контролируемых лиц;

- повышение уровня контроля руководителей контролируемых лиц в вопросах, касающихся соблюдения обязательных требований законодательства;

- обеспечение единообразия понимания предмета контроля контролируемыми лицами;

- мотивация контролируемых лиц к добросовестному поведению;

- обеспечение регулярности проведения профилактических мероприятий.

Раздел 3. ПРОФИЛАКТИЧЕСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Положением о контроле предусмотрено проведение следующих профилактических мероприятий:

- информирование;

- обобщение правоприменительной практики;

- объявление предостережения;

- консультирование;

- профилактический визит.

Должностными лицами, осуществляющими профилактические мероприятия, являются сотрудники Управления.

1. Информирование.

С целью осуществления информирования в разделе Департамента в государственной информационной системе "Портал органов государственной власти города Севастополя" (далее - официальный сайт Департамента) осуществляется размещение следующих документов и сведений:

1) текстов нормативных правовых актов, регулирующих организацию и осуществление регионального государственного контроля (надзора);

2) сведений об изменениях, внесенных в нормативные правовые акты, регулирующие осуществление регионального государственного контроля (надзора), о сроках и порядке их вступления в силу;

3) перечня нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом контроля (надзора), а также информации о мерах ответственности, применяемых при нарушении обязательных требований, с текстами в действующей редакции;

4) утвержденных проверочных листов в формате, допускающем их использование для самообследования;

5) руководств по соблюдению обязательных требований, разработанных и утвержденных в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации";

6) перечня индикаторов риска нарушения обязательных требований, порядка отнесения объектов контроля к категориям риска;

7) перечня объектов контроля, учитываемых в рамках формирования ежегодного плана контрольных (надзорных) мероприятий, с указанием категорий риска;

8) программы профилактики рисков;

9) исчерпывающего перечня сведений, которые могут запрашиваться Департаментом у контролируемого лица;

10) сведений о способах получения консультаций по вопросам соблюдения обязательных требований;

11) сведений о порядке досудебного обжалования решений Департамента, действии (бездействия) его должностных лиц;

12) докладов, содержащих, результаты обобщения правоприменительной практики Департамента при осуществлении регионального государственного контроля (надзора);

13) докладов о региональном государственном контроле (надзоре);

14) иных сведений, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами города Севастополя и (или) программой профилактики рисков.

2. Обобщение правоприменительной практики.

С целью обеспечения единообразного подхода к применению Департаментом обязательных требований, выявления типичных нарушений обязательных требований, причин, факторов и условий, способствующих возникновению нарушений, Департаментом проводится обобщение правоприменительной практики.

По итогам обобщения правоприменительной практики Департамент обеспечивает подготовку проекта доклада, содержащего результаты обобщения правоприменительной практики (далее - доклад по правоприменительной практике).

Доклад по правоприменительной практике готовится Департаментом один раз в год.

Должностным лицом, ответственным за подготовку доклада по правоприменительной практике, является заместитель начальника Управления - начальник отдела формирования Архивного фонда и осуществления государственного контроля Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным, проект доклада по правоприменительной практике размещается на официальном сайте Департамента для публичного обсуждения. Срок проведения публичного обсуждения проекта доклада составляет десять рабочих дней после дня его опубликования. По результатам публичного обсуждения Департамент при необходимости дорабатывает проект доклада по правоприменительной практике.

Доклад по правоприменительной практике утверждается приказом Департамента и в течение пяти рабочих дней после дня его утверждения размещается на официальном сайте Департамента. Размещение доклада о правоприменительной практике осуществляется не позднее 15 марта года, следующего за отчетным.

3. Объявление предостережения.

В случае наличия у Департамента сведений о готовящихся нарушениях обязательных требований или признаках нарушений обязательных требований и в случае отсутствия подтвержденных данных о том, что нарушение обязательных требований причинило вред (ущерб) охраняемым законом ценностям либо создало угрозу причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, Департамент объявляет контролируемому лицу предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований (далее - Предостережение) и предлагает принять меры по обеспечению соблюдения обязательных требований.

Порядок составления и направления Предостережения определен Положением о контроле.

4. Консультирование.

Консультирование может осуществляться сотрудником Управления по телефону, на личном приеме либо в ходе проведения профилактического мероприятия, контрольного (надзорного) мероприятия, а также посредством видео-конференц-связи при наличии технической возможности. Письменное консультирование не осуществляется.

Консультирование осуществляется по следующим вопросам:

- организация и осуществление контроля (надзора);

- предмет контроля (надзора);

- критерии отнесения объектов контроля к категории риска;

- состав и порядок осуществления профилактических мероприятий;

- порядок обжалования решений Департамента, действий (бездействия) его должностных лиц;

- порядок подачи возражений на Предостережение;

- разъяснение обязательных требований законодательства об архивном деле.

В случае поступления пяти и более однотипных обращений контролируемых лиц консультирование осуществляется посредством размещения на официальном сайте Департамента письменного разъяснения.

Справочная информация для проведения консультирования:

место нахождения и адрес Управления:

пр. Героев Сталинграда, д. 64, г. Севастополь, 299059;

адрес электронной почты: uprarhiv@sev.gov.ru;

адрес официального сайта Департамента: https://dud.sev.gov.ru/;

справочный телефон: (8692) 42-05-66, 42-05-45.

5. Осуществление профилактических визитов.

Проведение профилактических визитов осуществляется в соответствии с Планом-графиком профилактических визитов на 2023 год (приложение к настоящей Программе).

Раздел 4. ПОКАЗАТЕЛИ РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ И ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОГРАММЫ

Оценка эффективности Программы осуществляется по итогам ее реализации.

Основными критериями оценки эффективности и результативности профилактических мероприятий являются:

- повышение эффективности системы профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле;

- повышение уровня правовой грамотности контролируемых лиц в вопросах исполнения обязательных требований законодательства об архивном деле;

- вовлечение контролируемых лиц во взаимодействие с контрольным органом, в том числе в рамках проводимых профилактических мероприятий;

- информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях законодательства, об архивном деле, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований законодательства об архивном деле, о порядке проведения мероприятий по контролю, правах контролируемых лиц в ходе мероприятий по контролю;

- снижение количества нарушений при осуществлении контролируемыми лицами своей деятельности.

Снижению количества нарушений в подконтрольной сфере может способствовать повышение квалификации, степени информированности контролируемых лиц, а также своевременное принятие мер по соблюдению обязательных требований законодательства об архивном деле.

Значимым социальным эффектом реализации профилактических мероприятий является снижение рисков причинения ущерба и утраты документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на территории города Севастополя, имеющих историческое, экономическое, социально-политическое значение, а также архивных документов, обеспечивающих защиту социальных прав граждан.

Оценка результативности и эффективности реализации Программы осуществляется по следующим показателям:

- количество проведенных профилактических мероприятий (ед.);

- доля контролируемых лиц, в отношении которых проведены профилактические мероприятия, от общего количества контролируемых лиц (%);

- отсутствие фактов нарушения сроков размещения информации о проведенных проверках на официальном сайте Департамента;

- наличие на официальном сайте Департамента документов, размещение которых предусмотрено с целью информирования контролируемых лиц об обязательных требованиях законодательства об архивном деле.

Оценка эффективности и результативности реализации Программы проводится по итогам календарного года.

Итоги оценки эффективности и результативности реализации Программы публикуются на официальном сайте Департамента: Департамент управления делами Губернатора и Правительства Севастополя/Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле/Профилактика рисков нарушения обязательных требований/Программа профилактики рисков нарушения обязательных требований (https://dud.sev.gov.ru/regionalnyi/gosudarstvennyy-kontrol-nadzor-za-soblyudeniem-zakonodatelstva-ob-arkhivnom-dele/profilaktika-riskov-narusheniya-obyazatelnykh-trebovanii/programma-profilaktiki-riskov-narusheniya-obyazatelnykh-trebovanii).

Приложение
к Программе
профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым
законом ценностям при осуществлении регионального
государственного контроля (надзора) за соблюдением
законодательства об архивном деле на 2023 год

План-график профилактических визитов

(в ред. Приказа Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 23.10.2023 N 44)